Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen und Listenansichten

Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen

Täglich wachsende Datenmassen im Unternehmen bringen uns einen Zugewinn an Wissen im Unternehmen. Jedoch bergen sie oftmals auch einen hohen Grad an Unübersichtlichkeit. Besonders betroffen sind Daten, welche ausschließlich physisch mithilfe einer hierarchischen Ordnerstruktur oder durch die Namensgebung strukturiert sind. Aber wie kann ich meine Daten in SharePoint strukturieren, damit ich die benötigten Informationen auf schnellstem Weg finde?

SharePoint und Logische Datenstrukturierung Out Of the Box

Daten in SharePoint können z.B. Elemente (Events, Ressourcen, etc.) oder Dokumente (Word-, Excel-, PowerPoint-Dokumente, etc.) sein. SharePoint liefert aus dem Standard heraus verschiedene Mittel und Wege, um die Daten logisch und übersichtlich zu strukturieren. Dies bedeutet, dass Daten nicht über ihren physischen Speicherort (z.B. ein Ordner in einer bestimmten Bibliothek), sondern über ihren Inhalt definiert werden.

Physische Strukturierung der Rechnungsdokumente über Namensgebung
Physische Strukturierung der Rechnungsdokumente über Namensgebung & Speicherort



Logische Strukturierung der Rechnungsdockumente über Inhaltsypen

Logische Strukturierung der Rechnungsdokumente über Inhaltstypen



Über Filter-, Gruppier- und Sortierfunktionen können die Daten daraufhin mit wenigen Klicks auf die relevanten Informationen beschränkt werden. Hinzu kommt, dass Sie Ansichten erstellen können, welche bereits gefiltert, sortiert, gruppiert und individuell dargestellt werden – genau so, dass Ihre Anwender schnellstmöglich an Ihre benötigten Daten gelangen. Und das beste daran ist: Auf die gewohnte Ordnerstruktur muss dabei nicht verzichtet werden!

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen eine Anleitung bzw. Vorgehensweise zur logischen Strukturierung Ihrer Daten geben. Er gliedert sich wie folgt:

1. Strukturierung der Daten mit SharePoint Inhaltstypen
2. Migration der Daten in die Bibliothek / Zuordnung der Daten zu einem Inhaltstyp
3. Strukturierung der Daten über SharePoint Ansichten/Views
4. Einbinden der logisch strukturierten Daten unabhängig ihres Speicherorts

Detailanleitungen für das Hinzufügen von Inhaltstypen und der Gestaltung von Views finden Sie auch in den beigefügten PDFs, die Ihnen an entsprechender Stelle natürlich kostenfrei zur Verfügung stehen.

1. Strukturierung der Daten mit SharePoint Inhaltstypen

Die logische Strukturierung der Daten erfolgt über die Zuordnung von beschreibenden Eigenschaften zu einem Dokument und evtl. auch durch die Erweiterung des Inhalts durch die Angabe weiterer Daten.

SharePoint bietet uns hierzu Inhaltstypen, welche eine Gruppierung der Eigenschaften darstellen. Es wird also für jeden Dokumententyp (z.B. Angebot, Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung, Detailkonzept, etc.) ein gleichnamiger Inhaltstyp definiert. Dem Inhaltstyp werden daraufhin die beschreibenden Eigenschaften zugeordnet (z.B. dem Inhaltstyp „Ausgangsrechnung“ die Eigenschaften „Betrag brutto“, „Betrag netto“, „Rechnungsdatum“, „Zahlungsziel“, „Empfängerunternehmen“ und „Bezahlt“):

In SharePoint nach Inhaltstypen filtern

Inhaltstypen sollten dabei stets auf möglichst hoher Ebene angelegt werden, sofern Sie diese portalübergreifend nutzen möchten. Dies kommt daher, dass Inhaltstypen auf untergeordnete Site Collections vererbt werden. Somit stehen immer nur die Inhaltstypen zur Verfügung, welche auf der gleichen oder einer übergeordneten Site Collection erstellt wurden.

Wichtig: Bitte beachten Sie zusätzlich, dass Sie die Eigenschaften immer über den Inhaltstyp definieren und nicht einfach so zur Dokumentenbibliothek oder SharePoint Liste hinzufügen.

Die Verwendung von Inhaltstypen bietet Ihnen folgende Vorteile:
  • Inhaltstypen können schnell und einfach weiteren Bibliotheken oder Listen hinzufügt werden, was Ihnen eine leichtere Verwaltung bietet
  • Die Eigenschaften von Inhaltstypen können vererbt werden, wodurch deren Pflege erleichtert wird.
  • Inhalte sind durch die Zuordnung zu Inhaltstypen in der SharePoint Suche besser auffindbar.
  • Daten die einem Inhaltstyp zugeordnet wurden, können sehr leicht unabhängig ihres physischen Speicherorts und in Abhängigkeit ihres Inhaltstyps über Search Queries in Dashboards oder in Übersichten dargestellt werden.
Eine Anleitung, wie Sie Inhaltstypen erstellen und einer Bibliothek oder Liste hinzufügen, senden wir Ihnen gerne per Email zu. Füllen Sie hierfür einfach das Formular aus:

*Pflichtfeld. Ihre angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere die E-Mail-Adresse, Ihr Name und Ihr Unternehmen werden auf Grundlage Ihrer Einwilligung erhoben und verarbeitet. Die Next Iteration nutzt diese Daten, um Sie wie gewünscht zu kontaktieren. Sie können dieser Einwilligung jederzeit widersprechen. Mehr dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.



2. Migration der Daten in die Bibliothek / Zuordnung der Daten zu einem Inhaltstyp

Sie kommen dem Schritt der logischen Strukturierung Ihrer Daten nun schon ein ganzes Stück näher. Nun können Sie beispielsweise neu erstellte oder vorhandene Dokumente vom FileShare in die Bibliothek hochladen und einem Inhaltstyp zuordnen. Alternativ – sofern Sie bereits Dokumente in Ihrer Bibliothek haben – können Sie diese bearbeiten, dem entsprechenden Inhaltstyp hinzufügen und die Eigenschaften (Spalten) des Inhaltstyps ausfüllen.

Im Fall, dass Sie Dokumente von Ihrem FileShare in eine Dokumentenbibliothek migrieren möchten, können Sie dies per Drag&Drop, über das Upload-Formular oder über den Explorer machen.

Beachten Sie hier jedoch, dass bei einer einfachen Migration der Dokumente wichtige Dokumenteneigenschaften wie das Erstelldatum und der Autor der Dokumente verloren gehen können. Zusätzlich müssen Sie die Dokumente dem Inhaltstyp manuell zuordnen und die zugehörigen Metadaten ebenfalls manuell ausfüllen. Sofern Sie sich keinen Datenverlust erlauben können und die Daten automatisiert um Eigenschaften anreichern möchten, unterstützen wir Sie dabei gerne! Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Tipp zum Upload: Sofern Sie mehrere Dokumente hochladen möchten, welche demselben Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, macht es oftmals Sinn den Standardinhaltstyp temporär auf den entsprechenden Inhaltstyp abzuändern. Ihre Dokumente werden dann beim Upload automatisch dem Standardinhaltstyp zugeordnet. Den Standardinhaltstyp der Dokumentenbibliothek können Sie wie folgt bearbeiten:
1. Öffnen Sie die Bibliothek
2. Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen über „Bibliothek“ im Ribbon am oberen Seitenrand
3. Scrollen Sie zu den Inhaltstypen und wählen Sie „Reihenfolge der neuen Schaltflächen und Standardinhaltstyp ändern“:

Zuordnung der Daten zu einem Inhaltstyp

4. Setzen Sie nun den entsprechenden Inhaltstyp an die erste Stelle, um ihn zum Standardinhaltstyp zu machen.

Anschließend können Sie die Dokumente migrieren und die Eigenschaften der Dokumente hinzufügen.

3. Strukturierung der Daten über SharePoint Ansichten / Views

Sie haben soeben die Inhaltstypen für Ihre Inhalte erstellt, der entsprechenden Liste oder Bibliothek hinzugefügt und die möglicherweise bereits bestehenden Daten in die Bibliothek migriert. Im nächsten Schritt ist es sinnvoll, die Darstellung der Daten auf die Anwendungsfälle Ihrer Nutzer zu optimieren. Dies kann unter anderem durch die Erstellung oder Bearbeitung von Ansichten erfolgen.

Unter SharePoint Ansichten oder auch Views versteht man die Darstellung der in den Listen und Bibliotheken verwalteten Daten. Eine SharePoint Liste oder Bibliothek ist also letztendlich nichts anderes als ein Datencontainer. Mittels der Views / Ansichten werden die Daten dann dargestellt. Standardansichten sind „Alle Dokumente“ oder „Alle Elemente“. Sobald Sie jedoch mit Inhaltstypen arbeiten und Daten über ihren Inhalt definieren (logische Strukturierung), statt ausschließlich über die Namensgebung und den Speicherort, sollten Sie die Views bearbeiten oder neue Views erstellen, damit eine sinnvolle Nutzung der Listen und Bibliotheken ermöglicht wird.

Ihre Möglichkeiten zur Bearbeitung und Gestaltung von Listenansichten / Bibliotheksansichten im SharePoint Standard finden Sie unter den nachfolgenden Punkten 3.1 bis 3.5.

3.1 Ein- und Ausblenden von Spalten

Das Ein- und Ausblenden von Spalten ist bei logisch strukturierten Daten unabdingbar, um eine effiziente Nutzung der Eigenschaften zu ermöglichen. Verschiedenen Ansichten machen oftmals Sinn wenn die Daten für unterschiedliche Zwecke benötigt werden, z.B. können hier unterschiedlich detaillierte Sichten angeboten werden (Detail- und Überblickansicht):

Ein- und Ausblenden von Spalten

Detailansicht auf Projekte mit vielen eingeblendeten Spalten



Detailansicht auf Projekte mit vielen eingeblendeten Spalten

Überblickansicht mit wenigen Spalten – Details sind über Eigenschaften aufrufbar

 

3.2 Filterung und Sortierung von Ansichten

Zusätzlich zur manuellen Filterung und Sortierung der Daten können Sie Ansichten auch vorfiltern. Bei einer Projektliste kann beispielsweise eine Ansicht auf den Status „In Umsetzung“ gefiltert werden. Die Sortierung kann ebenfalls für die Ansicht festgelegt werden, im Beispiel wurde diese nach dem Feld „Abschlussdatum“ vorgenommen. So kann der Anwender sehr zielgerichtet auf die laufenden Projekte zugreifen:



Filterung und Sortierung von Ansichten

Ungefilterte Ansicht auf Projekte



Filterung des Projektstatus auf Projekte, die aktuell "In Umsetzung" sind mit Sortierung nach Projektabschluss

Filterung des Projektstatus auf Projekte, die aktuell „In Umsetzung“ sind mit Sortierung nach Projektabschluss



 Filterung aller Projekte mit dynamischen Filter auf Projektleitung - Angemeldeter Anwender sieht ihm zugeordnete Projekte

Filterung aller Projekte mit dynamischen Filter auf Projektleitung – Angemeldeter Anwender sieht ihm zugeordnete Projekte



3.3 Gruppierung von Daten

Daten können im SharePoint Standard ganz einfach über Ansichten nach einer bestimmten Spalte gruppiert werden. Dabei kann festgelegt werden, ob die Gruppen beim Öffnen der Liste / Bibliothek eingeklappt oder bereits ausgeklappt sein sollen:

SharePoint Inhaltstypen Beispiele

Zusätzlich kann eine zweite Gruppierung innerhalb der Gruppen für eine Ansicht festgelegt werden. Im SharePoint Standard kann jedoch keine Gruppierung der Inhalte nach der Eigenschaft „Inhaltstyp“ erfolgen. Dank dem SharePoint Designer gibt es jedoch einen kleinen Trick, wie diese Limitation von SharePoint umgangen werden kann. Die Anleitung hierzu finden Sie im unten aufgeführten PDF.

3.4 Formatvorlagen nutzen

Eine weitere Möglichkeit zur Darstellung von Daten sind Formatvorlagen. Hier können Dokumente oder Elemente beispielsweise als Kachel oder als Liste inklusive Vorschaufenster dargestellt werden:

Formatvorlage Vorschaufenster zeigt Details zum Dokument

Formatvorlage „Dokumentendetails“ führt alle Metadaten der Dokumente im Detail und in Kachelform auf



ormatvorlage Dokumentendetails führt alle Metadaten der Dokumente

Formatvorlage „Vorschaufenster“ zeigt Details zum Dokument beim der Auswahl in einem Vorschaufenster


3.5 Einstellungen für Ordner und Mobile Darstellung

Die Einstellungen für Ordner machen natürlich ausschließlich Sinn, wenn Ordner in SharePoint in Verwendung sind. Dies wird vor allem bei migrierten Daten oftmals gewünscht, damit die pyhsische Struktur mit den Hierarchien weiterhin beibehalten wird. Hier haben wir die Möglichkeit eine Ansicht zu erstellen, in der die Elemente der Bibliothek ohne Ordner angezeigt werden. Dies ist vor allem zur Filterung der Daten durchaus sinnvoll.



Weitere Möglichkeiten zur Gestaltung von Views und genauere Details habe ich für Sie in einer PDF zusammengestellt. Bei Interesse, füllen Sie gerne das unten stehende Formular aus:

*Pflichtfeld. Ihre angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere die E-Mail-Adresse, Ihr Name und Ihr Unternehmen werden auf Grundlage Ihrer Einwilligung erhoben und verarbeitet. Die Next Iteration nutzt diese Daten, um Sie wie gewünscht zu kontaktieren. Sie können dieser Einwilligung jederzeit widersprechen. Mehr dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

4. Einbinden der logisch strukturierten Daten unabhängig ihres Speicherorts

Mit logisch strukturierte Daten können nicht nur tolle Views erstellt werden, sie können auch in Abhängigkeit ihres Inhaltstyps und unabhängig ihres physischen Speicherorts an verschiedensten Stellen im System dargestellt werden. Dies erfolgt mittels SharePoint Search Queries, indem durch Abfragen beispielsweise alle Systeminhalte mit dem entsprechenden Inhaltstyp ausgegeben werden. Physisch sind die mehrfach dargestellten Dokumente oder Elemente jedoch weiterhin ausschließlich einmal vorhanden:

Einbinden der logisch strukturierten Daten

Wir bei der Next Iteration verwenden bei unseren Kunden oftmals unser Dashboard zur Darstellung logisch strukturierter Daten. Für die darzustellenden Inhaltstypen werden dabei die Kacheln definiert. Zusätzlich wird das Dashboard um übergreifende Filter und eine Suche ergänzt:

 Dashboard zur Darstellung logisch strukturierter Daten

Für weitere Informationen zum Dashboard und der suchbasierten Darstellung von Daten kontaktieren Sie hierzu gerne unseren Experten, Herrn Sven Heimberger.

Fazit: Die logische Datenstrukturierung durch SharePoint erleichtert den Arbeitsalltag

Wie strukturiere ich meine Daten also am sinnvollsten? Und wie finde ich schnell und komfortable, was ich suche? Diese Fragen sind dank SharePoint ziemlich leicht beantwortet: Die sinnvollste Strukturierung für Daten in SharePoint ist eine logische Strukturierung. Das tolle daran ist, dass Anwender die Schwierigkeiten mit Veränderung haben nicht gezwungen sind sich umzustellen. Sie können weiterhin mit der gewohnten File-Struktur arbeiten.

Die logische Strukturierung der Daten erfolgt mittels SharePoint Metadaten. Dazu gehören die Inhaltstypen sowie die zugehörigen Eigenschaften (Spalten). Durch die Anreicherung der Daten mit Metadaten müssen Anwender Dokumente oftmals nicht einmal mehr öffnen, um an die benötigten Informationen zu kommen (z.B. bei Rechnungsbeträgen, etc).

Die Darstellung der logisch strukturierten Daten ist der Knackpunkt, denn mit diesen Ansichten arbeiten die Anwender letztendlich. Hier bietet SharePoint im Standard großartige Möglichkeiten. Insbesondere mit den Filter- und Gruppierungsfunktionen können Daten über mehrere Ansichten sehr übersichtlich dargestellt werden, sodass Anwender schnell auf ihre Inhalte zugreifen können.

Eine weitere geniale Möglichkeit bietet die suchbasierte Darstellung von Inhalten unabhängig ihres Speicherorts. Durch die portal- und auch systemübergreifende Einbindung der Daten in einem Portal oder Dashboard werden Inhalte dort zur Verfügung gestellt, wo sie benötigt werden. Anwendern wird somit ein konsolidierter Einstieg geschaffen und lästiges Suchen und Klicken gehört dank der logischen Strukturierung der Vergangenheit an.

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Isabell Schenzle

Als Junior Projektmanagerin ist Frau Schenzle für die Koordination und das Controlling der laufenden und geplanten Projekte sowie der Leitung eigener Projekte zuständig. Ihr Schwerpunkt bei Projekten liegt bei der Entwicklung von modernen, digitalen Enterprise Content Management Lösungen für unsere Kunden. Diese ermöglichen den Anwendern ein effizienteres und einfacheres Arbeiten. Kontaktieren Sie Frau Schenzle, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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