Der Einsatz von SharePoint bei der Next Iteration Teil III – Wissensportal

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Das klassische Intranet wie es viele Unternehmen noch kennen, ist bei der Next Iteration schon längst Schnee von gestern. Mit SharePoint hat sich das klassische Intranet zu einem aktiven und vernetzten Wissensportal entwickelt. Das Wissen eines Unternehmens wird mehr und mehr zu einem essenziellen Wettbewerbsfaktor. Mit dem Ziel den Unternehmenserfolg stetig zu steigern und letztendlich auch abzusichern, entscheiden sich viele Unternehmen in Bezug auf Informations- & Wissensmanagement-Plattformen für Microsoft SharePoint.

Dies bedeutet aber noch lange nicht, dass diese Plattformen auch automatisch erfolgreich sind. Probleme wie Akzeptanz durch die Nutzer, blinder Aktivismus, Konzeptlosigkeit etc. sind keine außergewöhnlichen Probleme.

Mit dem dritten und letzten Teil meiner Blogreihe: „Der Einsatz von SharePoint bei der Next Iteration“ möchte ich aufzeigen, wie wir bei der Next Iteration SharePoint als Wissensportal einsetzen und Ihnen dabei hoffentlich einen neuen Blickwinkel eröffnen, wie Sie Ihr SharePoint als Wissensportal besser nutzen können.

Bisher erschienen in der Reihe:

Wissen von Anfang bis Ende

Wissen ist nicht statisch, sondern verändert sich ständig. Durch neue Mitarbeiter kommt neues Wissen in die Unternehmung, durch das Ausscheiden der Mitarbeiter geht Wissen der Unternehmung verloren. Mitarbeiter sammeln täglich bei ihrer Arbeit, bei der Kommunikation mit Externen, aber auch durch Fort- und Weiterbildungen Kompetenzen und Wissen an. Damit dieses Wissen jedoch nicht nur bei dem einzelnen Mitarbeiter verweilt und sich nicht jeder Mitarbeiter das Wissen selbst aneignen muss, ist Wissensmanagement notwendig. Das Wissen wird strukturiert gespeichert und zentral und bedarfsgerecht bereitgestellt. So können Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen von dem Wissen des einzelnen Mitarbeiters profitieren und es nutzen.

Möchte Sie mehr zum Thema Wissensmanagement und Wissensarbeit in Kombination mit Microsoft SharePoint erfahren? Dann lesen Sie meinen Blogbeitrag vom 13.07.2016 Wissensarbeit und Microsoft SharePoint.

Wissensmanagement mit SharePoint und Office 365

Die unternehmensweite SharePoint Suchfunktion

Wissensmanagement bedeutet nicht nur Zugang zu einer großen Menge von Wissen zu haben, sondern auch die richtigen Daten zu finden. Dafür stellt SharePoint eine Suchfunktion bereit. Die Suche nach Dokumenten oder Dateien kann über eine direkte Suche durch die Eingabe im Suchfeld in einer bestimmten SharePoint Liste, SharePoint Dokumentenbibliothek aber auch beispielsweise über das Office 365 Einstiegsportal erfolgen.

Unternehmensweite Suche über das Office 365 Portal
Unternehmensweite Suche über das Office 365 Portal


Eine weitere Möglichkeit bietet die unternehmensweite Suche in SharePoint. Die Suche lässt sich auf bestimmte Eigenschaften wie zum Beispiel Autor des gesuchten Dokuments oder Dateityp einschränken. Des Weiteren kann die Suchfunktion speziell auf Unternehmen angepasst werden und den Suchenden einen noch höheren Nutzen bringen. Wir bei der Next Iteration arbeiten an vielen Projekten gleichzeitig. Des Weiteren sind auch viele Projekte nochmals in mehrere Teilprojekte unterteilt. Da kann man schnell mal den Überblick verlieren, an welcher Stelle jetzt genau das eine Dokument abgelegt wurde. Möchte ich mir beispielsweise alle Websites und Dokumente zum Thema Training anzeigen lassen, gebe ich links oben in die Suche das gewünschte Schlagwort ein. Schon während der Eingabe werden mir passende Suchergebnisse angezeigt.

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Unternehmensweite Suche über die SharePoint Suche

Wissensmanagement meets OneNote

Auch für den einzelnen Mitarbeiter, ganz egal ob es sich hier um unseren Partner Laslo Birnstill oder um unsere Werkstudenten handelt, für jeden ist es wichtig, sein Wissen zu managen. Eine Möglichkeit bietet zum Beispiel OneNote. Angefangen bei Rechercheergebnissen bis hin zu Anwendungsbeschreibungen von Programmen, meine Kollegen und ich legen diese Informationen in passende Notizbüchern in OneNote ab und teilen diese klassisch über OneDrive mit anderen Kollegen. Mithilfe der Tabs und Unterseiten können die notierten Informationen sortiert, strukturiert und verwaltet werden.

Die Notizbücher können alleine oder von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Andere Microsoft Office-Anwendungen wie beispielsweise Excel-Tabellen, Aufgaben aus Outlook oder Visio-Darstellungen können in OneNote-Notizbücher integriert werden. Durch das Filtern von Notizbüchern nach Kategorien ist kein Suchen mehr notwendig. Zentraler Ablageort der OneNote-Notizbücher ist unser SharePoint. Änderungen im Notizbuch von Teammitgliedern werden gespeichert und in SharePoint synchronisiert, sodass jedes Mitglied immer Zugriff auf die aktuellste Version hat.

Auch die Suche in OneNote ist umfangreich und intelligent. Selbst Text auf Bildern wird erkannt.


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Übersicht verschiedene Notizbücher

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Notizbuch für Kollegen freigeben

Wissensmanagement im Sozialen Unternehmensnetzwerk Yammer

Yammer ist ein soziales Netzwerk für Unternehmen. Die Kommunikation in Yammer kann in Gruppen, die nach Themen und Inhalten, aber auch nach Empfängerkreisen kategorisiert sind erfolgen. So kann die interne Kommunikation strukturiert erfolgen, Informationen erreichen nur die, die sie erreichen sollen.

Ähnlich wie im SharePoint Workingspace oder auf SharePoint Diskussionsboards kann über bestimmte Themen diskutiert werden, Ideen und Lösungsvorschläge gesammelt werden. Des Weiteren lassen sich auch in Yammer Dokumente und Informationen ablegen. Ein großer Vorteil von Yammer ist, dass sich sehr leicht externe Mitarbeiter in die Kommunikation integrieren lassen. Microsoft Yammer lässt sich nahtlos in SharePoint integrieren und ergänzt SharePoint bezüglich der Zusammenarbeit.

Wir bei der Next Iteration bilden sowohl allgemeine Informationen, die das ganze Unternehmen betreffen, als auch intern Projekt relevante Informationen in Yammer ab. Gerade in Bezug auf Diskussionen und Neuigkeiten Rund um das Thema SharePoint nutzen wir Yammer sehr stark bei der Next Iteration.

Yammer zum Wissensmanagement
Yammer bei der Next Iteration

Geschäftsprozesse in SharePoint – Workflows und Einbindung von Visio

Nicht nur Dokumente und andere Daten müssen bei einem guten Wissensmanagement zentral zur Verfügung gestellt und durch eine gute Suchfunktion auffindbar gemacht werden. Wissen steckt zum Beispiel auch in Abläufen und in Geschäftsprozessen.

Auch diese sollten bei einem guten Wissensmanagement für alle betroffenen zugänglich sein. Mitarbeitern wird oftmals erst durch die Offenlegung der Geschäftsprozesse klar, welchen Organisationseinheiten sie zuarbeiten, wer alles von ihrer Arbeit abhängig ist. Gerade für unseren neuen Mitarbeiter Philipp war dies sehr hilfreich. Er konnte sich schneller zurechtfinden und Abläufe nachschlagen. Eine weitere große Hilfestellung ist die Integration von Microsoft Visio in SharePoint integrieren. Dies ermöglicht die Visualisierung von Geschäftsprozessen und Teilprozessen.

Visio Web Access
Visio Web Access


SharePoint bietet zusätzlich die Möglichkeit, die einzelnen Aufgaben und Schritte eines standardisierten Geschäftsprozesses, zum Beispiel eines Genehmigungsprozesses, mithilfe von Workflows in SharePoint zu verwalten. Bei SharePoint sind Workflows standardisierte Abfolgen eines Geschäftsprozesses. Die Dokumente und Elemente des Prozesses werden automatisiert an vorher festgelegte Empfänger verschoben.

Außer Genehmigungsprozessen können durch Workflows beispielsweise Feedbacks und Signaturen gesammelt werden und Gruppengenehmigungen oder Dispositionsgenehmigungen als Workflow durchgeführt werden. Durch die Nutzung von Workflows sparen wir bei der Next Iteration viel Koordinationsaufwand und Zeit ein, da die Dokumente durch den Workflow in der richtigen Reihenfolge weitergegeben werden.

Zusammenfassung SharePoint als Tool zum Wissensmanagement

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch die Nutzung von SharePoint als Wissensportal Ansprechpartner und Informationen zentral im SharePoint bereitgestellt werden und diese über die Suchfunktion zu finden sind. Aber nicht nur die Arbeit des Einzelnen wird enorm erleichtert und effektiver, auch die Zusammenarbeit im Team wird durch die zentrale Informationsbereitstellung um vieles einfacher (Siehe Blog-Beitrag: SharePoint als Collaboration-Portal).

Weitere Teile dieser Reihe

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Tina Oechsler

Als Operations Manager und Personalverantwortliche setzt sich Frau Oechsler mit Unternehmensinternen und -externen Prozessen auseinander. Durch Ihre bisherigen Tätigkeiten in den Branchen: Luftfahrt, Logistik und Einzelhandel bringt Frau Oechsler Erfahrungen aus verschiedenen Branchen und Unternehmensbereichen mit. Ihren Schwerpunkt setzt Sie auf den Einsatz von Office 365 und SharePoint, um Prozesse zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Kontaktieren Sie Frau Oechsler, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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