Office Graph und Delve – Schluss mit der Suche

Social Collaboration mit dem Office Graph und Delve

Im dritten Teil unserer Reihe zu Social Collaboration mit SharePoint beschäftigen wir uns mit den Möglichkeiten, die der Office Graph und Delve zum einfacheren Zusammenarbeiten bieten.

Die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.

Die Menge der Informationen, mit denen wir arbeiten, wächst täglich und sie variiert und verändert sich. Neue Dateiformate, neue Wege der Kommunikation und die stetige Veränderung, in der Art wie wir Informationen nutzen und mit wem wir zusammenarbeiten, führen dazu, dass es neue Werkzeuge braucht, um den Wissensarbeiter in seinem Tun zu unterstützen.

Wir suchen aktiv nach Informationen. In unseren privaten Ordnerstrukturen, in den Ordnerstrukturen des Unternehmens, in E-Mails und natürlich: im Internet. Mit dem Office Graph und Delve soll sich diese grundlegende Art, wie wir arbeiten, ändern.

Microsoft will nicht mehr, dass wir Informationen suchen müssen, sondern, dass die Information uns findet. Proaktiv soll uns genau die Information angezeigt werden, die wir gerade benötigen, basierend auf der Art, wie wir arbeiten, interagieren und denken.

Realisiert wird das mit zwei Komponenten. Delve ist die Oberfläche, die in sogenannten „Cards“ die Information anzeigt. Egal ob das ein Video, ein Dokument, ein Foto oder einfach ein Text in Form einer Notiz, E-Mail oder Skype-Nachricht ist. Der Office Graph ist der Algorithmus hinter Delve, der Signale auswertet und durch das Nutzerverhalten immer weiter dazu lernt.

Der Office Graph entscheidet also, was Delve den Nutzern anzeigt.

Was macht Delve

Delve sorgt dafür, dass die Information zum Nutzer kommt. Man will Weg von der aktiven Suche und hin zum Darstellen der wichtigen Informationen, ohne dass der Nutzer danach suchen muss.

So sieht die Delve Oberfläche aus

Die Suche ist durch und durch personalisiert und lernt von den Nutzersignalen. Das hilft dabei, die Ergebnisse zu verbessern, da jeder Mensch anders tickt und die Erwartungshaltung demnach eine völlig andere ist.

Delve ist eine Webapplikation, mit der die Ergebnisse des Office Graph in einem Homefeed visualisiert werden. Inhalte werden in Cards dargestellt, diese beinhalten, neben der Information an sich, auch verschiedene Möglichkeiten zur Interaktion. Man kann die Card liken, kommentieren, teilen und zum späteren Lesen markieren.

Die Cards zeigen, wenn möglich, visuelle Informationen. Wenn zum Beispiel ein Dokument ein Bild enthält, wird dieses Bild in der Card als Übersicht angezeigt. Das kommt dem visuellen Gedächtnis entgegen. Denn Bilder können wir oft viel einfacher zuordnen, als reinen Text.

Je nach Endgerät ordnet Delve diese Cards entsprechend an, sodass die Informationen auf jedem Endgerät optimal genutzt werden können und es kein Problem mit der Darstellung gibt. Neben dem Homefeed kann man in Delve auch „my Work“ anzeigen lassen, das Informationen beinhaltet, an denen der Nutzer arbeitet.

People Search mit Delve

Inhalte verbinden wir sehr oft mit Personen. Ich weiß oft nicht mehr, in welcher Form ich eine Information wo gespeichert habe, aber ich weiß noch, dass sie mir ein bestimmter Kollege geschickt hat. Das ist ein sehr typisches menschliches Verhalten, das auch der Office Graph nutzt.

Wenn ich in Delve eine Person aufrufe, bekomme ich deshalb Daten angezeigt, an denen die Person aktuell arbeitet, aber auch Dateien, die sie mit mir geteilt hat. Zudem werden auch Dateien angezeigt, die gerade für das Team der jeweiligen Person zuständig ist.

So fungiert man quasi als Proxy für sein eigenes Netzwerk.

Was macht der Office Graph

office-graph
Bildquelle: Microsoft

Der Office Graph ist ein lernender Algorithmus. Er lernt, wie Menschen untereinander interagieren, und weiß dann, welche Informationen sie brauchen. Dabei verarbeitet er zeitgebundene, gewichtete Signale.

Die Signale sind zeitgebunden, weil sich die Interaktion verändert. Zwei Mitarbeiter können in einem Projekt sehr eng zusammenarbeiten und im nächsten Projekt nichts mehr miteinander zu tun haben. Würde der Office Graph nicht merken, dass die Personen nicht mehr zusammen arbeiten, bekämen sie ständig, für sie unwichtige, Informationen in ihrem Feed angezeigt, anstatt die vom neuen Projekt.

Die Signale sind gewichtet, weil Interaktion unterschiedlich stark sein kann. Wenn eine Person ein Dokument einer anderen Person bearbeitet, ist das beispielsweise ein stärkeres Signal, als wenn eine Person ein Dokument zum späteren Lesen speichert.

Der Office Graph respektiert dabei selbstverständlich auch die gesetzten Zugriffsrechte. Nur Menschen, die Zugriff auf eine Datei haben, dürfen sie auch lesen.

Informationen müssen nicht mehr aktiv verteilt werden. Anstatt eine Information mit einem bestimmten Verteiler zu teilen oder sich lange zu überlegen, für wen eine bestimmte Information Sinn macht und für wen nicht, speichert man die Information einfach und der Office Graph entscheidet, wem die Information angezeigt wird.

Wer hat Zugriff auf Delve und den Office Graph?

Bei Office 365 sind Delve und der Office Graph schon nutzbar. Ab SharePoint 2016 werden die beiden Komponenten auch in SharePoint verfügbar sein, allerdings nur im hybriden Umfeld. Als reine On-Premises Lösung funktionieren Delve und der Office Graph nicht.

Fazit zu Office Graph und Delve

Delve und der Office Graph werden das Arbeiten von vielen Wissensarbeitern erheblich erleichtern. Durch die personalisierten Feeds kommen die Informationen dahin, wo sie gebraucht werden. Ob das in der Praxis genau so funktioniert, wie Microsoft sich das vorstellt, bleibt aber abzuwarten. Ich für meinen Teil bin begeistert von der Möglichkeit, die durch Delve und vor allem durch den Office Graph im Bereich Social Collaboration geboten werden. Gleichzeitig habe ich Angst, dass auch dort eine Filterbubble entstehen kann und dadurch Potenzial verschenkt wird.

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Annkathrin Alt

Als Marketing Managerin setzt Frau Alt ihren Fokus auf die Themen moderner und zukunftsfähiger Digital Workspace und Kommunikation mit SharePoint aus Sicht der Endanwender. Für unsere interne Kommunikation setzt sie auf die Lösungen von Office 365 und SharePoint zum problemlosen Zusammenarbeiten in Abteilungen und Projektteams unabhängig vom Standort der Nutzer. Zudem informiert sie regelmäßig über Neuigkeiten sowohl bei Microsoft als auch bei der Next Iteration. Kontaktieren Sie Frau Alt, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 99 02 93.

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