Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitressourcen bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal aufs Neue formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.

Datenstrukturen schaffen – Welche Möglichkeiten bietet SharePoint?



Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder ein System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – eine optimale Struktur für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.

Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit möglichst einfachen Strukturen zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten.

OneDrive for Business vs SharePoint Websites – Wo lege ich meine Dokumente ab?

OneDrive for Business vs SharePoint Websites

Wir nutzen hier bei der Next Iteration sehr intensiv Office 365 und bei manchen Dokumenten frage ich mich selbst, ob ich diese nun in mein OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen soll. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich für mich die beiden Systeme miteinander verglichen und möchte in diesem Beitrag kurz beschreiben welche Dokumente besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollen.

Freikarten für das SharePoint Forum in Stuttgart zu gewinnen

Freikarten für das SharePoint Forum in Stuttgart

Im Herbst findet in Stuttgart das 5. SharePoint Forum statt, bei dem SharePoint Anwender und Dienstleister von Ihren Erfahrungen mit SharePoint berichten. Unter dem Motto „SharePoint zum Anfassen. Erleben und begeistert sein.“ wird an zwei Tagen geballtes SharePoint Wissen in Vorträgen, Workshops und persönlichen Gesprächen vermittelt.

Die Next Iteration ist dieses Jahr als Partner des SharePoint Forums dabei und wir freuen uns auf spannende Vorträge und Gespräche. Das Stuttgarter SharePoint Forum findet am 04. Und 05. Oktober 2017 in der Hochschule der Medien in Stuttgart statt.

Wir möchten Sie einladen, das SharePoint Forum in Stuttgart an beiden Tagen zu besuchen. Dafür verlosen wir eine Freikarte* für das SharePoint Forum am 04. Und 05. Oktober in Stuttgart.

#SPSummit – Diese Neuerungen für SharePoint wurden angekündigt

#SPSummit – Diese Neuerungen für SharePoint wurden angekündigt

Beim großen The future of SharePoint Event letztes Jahr wurde die Vision von Microsoft für SharePoint gezeigt. Eine, die uns sehr gut gefallen hat und in der wir großes Potential für die Zukunft sehen. Auch wenn Microsoft weiter seine cloud first mobile first Strategie verfolgt, kommen auch viele Neuerungen für SharePoint On-Premises und natürlich für Hybride Umgebungen.

Die 12 nützlichsten Shortcuts für SharePoint Online

Shortcuts SharePoint Online

Tastaturkurzbefehle, besser bekannt als „Shortcuts“ sind Tastenkombinationen, die Anwendern die Arbeit am PC oder Laptop erleichtern. Die wohl bekanntesten Shortcuts sind Strg+c und Strg+v für das Kopieren und Einfügen von Inhalten. Shortcuts erleichtern meinen Arbeitsalltag beim Erstellen von Grafiken und Elementen ungemein und ich kann in meinen Desktop-Anwendungen wie zum Beispiel Photoshop viel schneller arbeiten.

Weniger bekannt sind Shortcuts für Web-Anwendungen. Für SharePoint Online gibt es einige nützliche Shortcuts, die den Einsatz der Maus überflüssig machen und regelmäßige Aufgaben erheblich erleichtern.

Die Shortcuts für SharePoint Online, die ich am nützlichsten finde und am meisten benutze, habe ich für Sie in diese Liste gepackt. Die Liste können Sie auch downloaden, damit Sie die Shortcuts immer Griffbereit haben.

Microsoft Flow – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit? 

Microsoft Flow

Microsoft Flow ist ein Programm von Microsoft, das uns durch eigens erstellte, automatisierte Workflows unseren Alltag erleichtern soll. Flow soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. „Work less, do more“ ist der Microsoft Flow Slogan, sich auf wenige aber relevante Aufgaben beschränken und diese vorantreiben.

In dem wir uns einmalig die Zeit nehmen den Flow zu definieren und dem Programm Anweisungen geben, wie es zu reagieren hat wenn ein bestimmter Sachverhalt eintritt, müssen wir diesen Arbeitsablauf nie wieder selbst erledigen.

Mithilfe von Flow können wir uns automatisiert Benachrichtigungen zukommen lassen, können Daten automatisiert mit anderen Bibliotheken synchronisieren, Daten automatisiert an einem bestimmten Ort speichern oder Genehmigungsprozesse automatisieren. Flow gibt uns die Möglichkeit, uns mehr auf unsere wesentliche Arbeit konzentrieren zu können. So müssen wir unsere wertvolle Zeit beispielsweise nicht mit dem Übertragen von Daten in andere Systeme verschwenden.

Jahresrückblick 2016 mit Ausblick auf 2017

jahresrueckblick

Weiterentwicklung bei der Next Iteration

Wir möchten das neue Jahr mit einem Rückblick beginnen. 2016 war ein spannendes Jahr für uns. Wir sind direkt im Januar in neue Büroräume gezogen und fühlen uns hier am Bahnhofplatz in Karlsruhe sehr wohl.

In den neuen Büroräumen konnten wir auch neue Mitarbeiter begrüßen und ins Team aufnehmen. Ein großes Thema war für uns im letzten Jahr die Nachwuchsförderung. Wir durften nicht nur ein neues Next Iteration Baby begrüßen, sondern starteten auch unser Traineeprogramm für SharePoint Engineering erfolgreich.

Kontakt

NEXT ITERATION
Gesellschaft für Software Engineering mbH

Bahnhofplatz 8
76137 Karlsruhe

Telefon

Tel: +49 (0)721 66 98 98 38
UMS: +49 (0)361.30265777.283

info@nextiteration.de

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Referenzen

Eine Auswahl unserer Referenzen sowie ausführliche Case Studies finden Sie hier: Zu den SharePoint Referenzen.