Prozesse darstellen im Intranet – So visualisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit SharePoint und Office 365

Geschäftsprozesse digitalisieren

Vom Buchladen zum E-Book, vom Brief zur E-Mail, von der Landkarte zum Navi, von der Videothek zu Netflix, vom Plattenladen zu Spotify … Die Digitalisierung ist schon lange in unserem Alltag angekommen, intelligente Haushaltsgeräte, Smartwatches, Kryptowährungen, Virtual Reality… der Fortschritt ist unaufhaltbar und beeinflusst (fast) jeden Bereich unseres Lebens.

Das Zeitalter der Digitalisierung

Nicht nur im privaten, auch im Unternehmensalltag ist die Digitalisierung auf dem Vormarsch. Immer mehr Prozesse, wie beispielsweise Bewerbungen laufen ausschließlich digital ab. Einige Vorreiter haben den Umbruch zu einem vollständig digitalisierten Unternehmen bereits gewagt. Es gibt jedoch auch viele Unternehmen, die zögern und unsicher sind. Daher laufen viele unternehmensinterne Prozesse, wie beispielsweise das Stellen eines Urlaubsantrags oder die An- und Ablage von Personalakten noch immer analog ab. Sie sind so zum einen sehr zeitaufwändig und zum anderen häufig verstärkt fehleranfällig. Eine Digitalisierung dieser Prozesse ist sowohl anwender- als auch umweltfreundlicher, und das sind noch lange nicht die einzigen Argumente, die für eine Digitalisierung sprechen. Die nachfolgenden Abschnitte zeigen warum digitale Prozesse deutlich effektiver sind.

Veränderte Mitarbeiteranforderungen benötigen digitale Prozesse

In den letzten Jahren liest und hört man immer wieder vom Fachkräftemangel und dem damit verbundenen War for Talents, dem sogenannten Kampf um die klügsten Köpfe. Insbesondere am Wirtschaftsstandort Deutschland, bekannt für Technik und Innovation, ist das Human Capital ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Unternehmen haben immer mehr Schwierigkeiten junge Talente zu rekrutieren und diese können es sich erlauben wählerisch zu sein. Sie fordern nicht mehr nur noch den höchsten Gehaltsscheck. In Zeiten der Start-ups wollen sie für trendige, innovative Unternehmen arbeiten. Rückständige, altmodische Unternehmen, an denen die Digitalisierung spurlos vorbeigezogen ist, kommen nicht in Frage.

Veränderte Kundenanforderungen im Prozessmanagement

Nicht nur interne, sondern auch externe Prozesse verändern sich. Beispielsweise haben sich die Kundenanforderungen an Unternehmen stark verändert. Heutzutage erwarten Kunden eine weltweite 24/7 Betreuung sowie vorausschauende und transparente Dienste und Prozesse. Nach wie vor stehen Firmen dabei unter einem enormen Kosten- und Effizienzdruck. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Qualität durch das Vermeiden von Fehlern deutlich zu erhöhen, und Abläufe transparent und nachvollziehbar darzustellen.

Agilität und Flexibilität bei der Prozessdarstellung

Zusätzlich entwickelt und verändert sich die Geschäftswelt in einem rasanten Tempo, neue Technologien und Konkurrenten erscheinen innerhalb kürzester Zeit auf dem Markt und können teilweise genauso schnell wieder vom Markt verschwunden sein. Starre Prozessketten machen es unmöglich rechtzeitig und flexibel zu reagieren, es ist also von elementarer Bedeutung Prozesse agil zu gestalten. Die Digitalisierung von Prozessen trägt dazu bei Aktions- und Reaktionszeiten zu verkürzen. Denn im Rahmen einer Digitalisierung wird nicht einfach ein manueller Prozess kopiert und digital dargestellt, sondern er wird überprüft und gegebenenfalls optimiert. Prozesse können so häufig deutlich effizienter gestaltet werden. Beispielsweise können Freigaben parallel statt wie vorher sequenziell, ablaufen.

Vorteile der Prozessdigitalisierung & -automatisierung

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse bringt noch einige weitere Vorteile mit sich ganz nach dem Motto „Arbeiten Sie weniger, erreichen Sie mehr!“:
  • Verkürzte Reaktionszeiten durch geringeren Kommunikationsbedarf
  • Niedrigere Prozesskosten durch erhöhten Automatisierungsgrad der digitalen Abläufe
  • Zusätzliches Kosten- und Platzersparnis durch wegfallende Aktenorder, Archivräume, Versandkosten und Papierbedarf, so wird so auch die Umwelt geschont.
  • Erhöhte Transparenz durch zentrale Protokollierung der einzelnen Schritte
  • Höhere Qualität da Fehler mit Hilfe von Validierung der Eingaben nahezu eliminiert werden können und eine kontinuierliche Prozessoptimierung auf Basis der Protokollierung möglich ist
  • Auf Prozesse und zugehörige Dokumente kann von überall aus zugegriffen werden.
  • Gewährleistung der Rechtskonformität, da Abläufe nach Gesetzen und Governance gestaltet werden können

Warum zögern trotzdem so viele Unternehmen mehr Prozesse zu digitalisieren?

Eine Innovation ist immer mit Umstellung verbunden und stößt daher im ersten Moment nicht selten auf Widerstand. Arbeitsprozesse müssen angepasst werden und Mitarbeiter eingelernt, beziehungsweise umgeschult werden. Neben dem finanziellen Aufwand sind es aber meist vor allem die Menschen die Innovationen und Veränderungen scheuen. Um dennoch eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitern zu gewährleisten ist ein gutes Change-Management notwendig. Mitarbeiter sollten bereits bei der Prozessgestaltung beziehungsweise -optimierung miteinbezogen werden. Zusätzlich haben viele Unternehmer auch Zweifel bezüglich der Datensicherheit und der Abhängigkeit vom Internet. Insbesondere bei letzterem Thema hinkt Deutschland im internationalen Vergleich stark hinterher.

Prozesse darstellen mit SharePoint und Office 365

Es gibt eine unüberschaubare Anzahl an unterschiedlichen Abläufen in Unternehmen, daher ist es oft schwierig Standardlösungen einzusetzen, insbesondere wenn Prozesse applikationsübergreifend dargestellt werden. Unsere Lösungen sind daher stets so individuell wie die Unternehmen selbst. Prozesse können ausschließlich in SharePoint dargestellt werden oder beispielsweise mit SharePoint Workflows, Microsoft Visio, Microsoft Flow und/oder PowerApps verbunden werden. Auch Verbindungen zu Systemen außerhalb der Office 365 Welt sind denkbar. Somit können einfache, aber auch komplexe mehrstufige Prozesse transparent und nachvollziehbar digitalisiert, sowie automatisiert werden.

Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint abbilden

SharePoint eignet sich hervorragend zum Darstellen von Prozessen. Unsere Kunden sind häufig überrascht, was alles möglich ist. Damit Sie einen ersten Eindruck gewinnen können, habe ich eine allgemeine Prozesslandschaft entworfen. Im Fokus der Seite steht die klickbare Prozesslandkarte. Mit Klick auf einen entsprechenden Teilprozess wird der Anwender auf die nächst tiefere Ebene des Prozesses geführt. Prozesse können zusätzlich transparent und übersichtlich gestaltet werden, indem zugehörige Prozessdokumente wie in der Abbildung abgelegt werden. In diesem Beispiel haben wir den ersten Hauptprozess, die Produktinnovation ausgewählt. Es öffnet sich die folgende Ansicht: Auf der nächsten Ebene befinden sich die untergeordneten Teilprozesse. Die Informationen am linken Seitenrand werden weiterhin dargestellt, allerdings gefiltert nach dem ausgewählten Prozess (Produktinnovation). Auch auf dieser Seite sind die Teilprozesse wieder klickbar gestaltet, so dass der Anwender auf die letzte Ebene, den einzelnen Prozess, abspringen kann. Diese Seite kann dann weitere, detaillierte Informationen wie beispielsweise eine Aufgabenliste erhalten. Auch hier werden die dargestellten Informationen anhand der Metadaten weiter verfeinert. Durch die Verlinkungen innerhalb des Prozesshauses hat der Anwender die Möglichkeit immer tiefer in Prozesse einzusteigen, ohne dabei die Struktur der Prozesse aus den Augen zu verlieren.

Digitale Geschäftsprozesse mit Visio (und SharePoint) darstellen

Microsoft Visio hilft dabei mit Shapes, Standardgrafiken und Vorlagen Diagramme wie Flussdiagramme, Organigramme, Grundrisse, Konstruktionspläne und vieles mehr zu erstellen. Dabei kann man Diagramme mit Echtzeitdaten verknüpfen, so dass diese automatisiert angezeigt werden. Mit Visio Service können Prozesslandkarten/-häuser direkt in SharePoint angezeigt werden. Daten können weiterhin in Visio geändert, und automatisiert in SharePoint aktualisiert werden.

Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint Workflows visualisieren

Prozesse in SharePoint können den Anwendern sehr spezifisch für bestimmte Dokumententypen oder generell als Freigabeprozess für alle Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Dabei können die Genehmiger festgesetzt werden oder vom Anforderer beim Start eines Workflows festgelegt werden. Der Start eines Workflows kann jederzeit manuell oder automatisiert bei der Erstellung oder der Änderung eines Dokuments oder Elements erfolgen. Die Genehmigungsanfragen, bzw. Aufgabenzuweisungen durch die Workflows werden mit Workflowaufgaben umgesetzt, die den Anwendern zugewiesen werden. Optional kann eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Workflowaufgabe erfolgen. Selbstverständlich können bei SharePoint Workflows auch SharePoint-Externe Daten in die Prozessautomatisierung integriert werden.

Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint Workflows

Hier habe ich einen klassischen Urlaubsantragsprozess dargestellt. Der Workflow wird gestartet, indem der jeweilige Mitarbeiter einen Urlaubsantrag ausfüllt und speichert. Daraufhin wird dem Vorgesetzten die Genehmigungsanfrage automatisiert zugeteilt. Lehnt dieser den Antrag ab, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail, andernfalls wird der Antrag weitergeleitet an die Personalabteilung. Bei Zustimmung wird der Urlaub automatisch in den Kalender eingetragen, eine Erfolgsbenachrichtigung versendet und der Prozess abgeschlossen.

Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Flow abbilden

Microsoft Flow stellt einen großartigen Connector für Dienste in Office 365 und auch darüber hinaus dar. Mit Flow können unglaublich viele Anwendungen aus Office 365 untereinander und mit Anwendungen außerhalb der Microsoft Familie verknüpft werden. Die gängigsten Dienste sind Outlook, SharePoint, OneDrive, Notifications, RSS und Twitter aber auch Salesforce, Trello und Dynamics können durch Flow miteinander verknüpft werden.

Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Flow

Ein großes Set an Vorlagen hilft bei der Erstellung der ersten eigenen Flows. Sollte keine passende Vorlage vorhanden sein, können die Vorlagen abgewandelt oder Flows gar ohne Template erstellt werden. Jeder Anwender kann seine eigenen Flows für seine eigenen Prozesse erstellen – und dies in der Regel ohne Programmierkenntnisse. Gleichzeitig können Flows auch global für ein ganzes Unternehmen bereitgestellt werden. Beispielsweise können wir die Vorlage eines Genehmigungs-flow auswählen, um einen Genehmigungsprozess für den Urlaubsantrag auszulösen. Dafür müssen wir uns in den Dienst einloggen, den wir verbinden wollen, zum Beispiel SharePoint und können dann eine Liste auswählen auf die sich der Flow beziehen soll. Per Drag-and-Drop lassen sich jetzt zahlreiche Aktionen und Bedingungen hinzufügen. Innerhalb der einzelnen Aktionen können wir uns auf die verbundene SharePoint Liste beziehen, beispielsweise mit einer WENN-DANN-Bedingung. Microsoft Flow steht dabei auch für mobile Geräte zur Verfügung, damit Prozesse auch von unterwegs eingesehen, verwaltet oder erstellt werden können. Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren, dann lesen sie auch unseren ausführlichen Blogbeitrag über Microsoft Flow.

Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Apps umsetzen

PowerApps ermöglicht den Mitarbeitern schnell und unkompliziert eigene Apps per Baukasten und ohne Code zu erstellen. Mit über 160 Konnektoren auch außerhalb der Microsoft Produktpalette haben Sie die Möglichkeit zahlreiche Dienste in Ihre App zu integrieren, beispielsweise auch Microsoft Flow. So können Informationen und Prozesse schnell abgebildet und unterschiedliche Datenquellen miteinander verknüpft werden. Die erstellten Apps können daraufhin online und mobil unternehmensweit genutzt werden. Für die Erstellung von Apps stehen wie bei Flow einige Vorlagen bereit, die sich vor allem zum Kennenlernen der Funktionsweise von PowerApps eignen. So vielfältig wie die Unternehmensanforderungen, sind auch die Möglichkeiten PowerApps zur Prozessoptimierung zu nutzen. PowerApps dient dabei vor allem zur Optimierung von Office- als auch von externen Schnittstellen. Generell lassen sich PowerApp Applikationen gut mit Microsoft Flow oder Nintex verknüpfen. Nach der Anlage eines Urlaubsantrags oder einer Home Office-Anfrage in einer App kann automatisiert ein Genehmigungsflow ausgelöst werden. Zusätzlich können Daten mittels Apps sehr leicht von unterwegs erfasst werden und automatisiert per Flow weiterverarbeitet werden, indem beispielsweise automatisiert ein passender CRM-Eintrag zum erfassten Lead erstellt wird.

Darstellung von Geschäftsprozesse mit SharePoint

SharePoint eignet sich hervorragend zum Darstellen von Prozessen. Unsere Kunden sind häufig überrascht, was alles möglich ist. Damit Sie einen ersten Eindruck gewinnen können, habe ich eine allgemeine Prozesslandschaft entworfen.

Allgemeine Prozesslandschaft

Im Fokus der Seite steht die klickbare Prozesslandkarte. Mit Klick auf einen entsprechenden Teilprozess wird der Anwender auf die nächst tiefere Ebene des Prozesses geführt.
Prozesse können zusätzlich transparent und übersichtlich gestaltet werden, indem zugehörige Prozessdokumente wie in der Abbildung abgelegt werden.
In diesem Beispiel haben wir den ersten Hauptprozess, die Produktinnovation ausgewählt. Es öffnet sich die folgende Ansicht:

Erster Hauptprozess: Produktinnovation

Auf der nächsten Ebene befinden sich die untergeordneten Teilprozesse. Die Informationen am linken Seitenrand werden weiterhin dargestellt, allerdings gefiltert nach dem ausgewählten Prozess (Produktinnovation). Auch auf dieser Seite sind die Teilprozesse wieder klickbar gestaltet, so dass der Anwender auf die letzte Ebene, den einzelnen Prozess, abspringen kann. Diese Seite kann dann weitere, detaillierte Informationen wie beispielsweise eine Aufgabenliste erhalten. Auch hier werden die dargestellten Informationen anhand der Metadaten weiter verfeinert.

Letzte Ebene: Der einzelne Prozess

Durch die Verlinkungen innerhalb des Prozesshauses hat der Anwender die Möglichkeit immer tiefer in Prozesse einzusteigen, ohne dabei die Struktur der Prozesse aus den Augen zu verlieren.

Alternative Darstellung von Geschäftsprozessen mit Visio (und SharePoint)

Microsoft Visio hilft dabei mit Shapes, Standardgrafiken und Vorlagen Diagramme wie Flussdiagramme, Organigramme, Grundrisse, Konstruktionspläne und vieles mehr zu erstellen. Dabei kann man Diagramme mit Echtzeitdaten verknüpfen, so dass diese automatisiert angezeigt werden.
Mit Visio Service können Prozesslandkarten/-häuser direkt in SharePoint eingebunden werden. Daten können weiterhin in Visio geändert, und automatisiert in SharePoint aktualisiert werden.

Wollen auch Sie die digitale Transformation in Angriff nehmen? Dann nutzen Sie unser Expertenwissen um schnell und unkompliziert Fahrt aufzunehmen. Wir beraten Sie gerne und völlig unverbindlich.

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Valerie Kunzweiler

Valerie Kunzweiler ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit der Auswertung von Projektdaten und der Möglichkeiten zur Strukturierung komplexer Zusammenhänge mit Office 365. Ihr Schwerpunkt liegt dabei bei Microsoft PowerBI. Die aktuellen Kundenprojekte der Next Iteration unterstützt Frau Kunzweiler mit ihrem Fachwissen, um Risiken in Projekten frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Kontaktieren Sie Frau Kunzweiler, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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