Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen und Listenansichten

Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen

Täglich wachsende Datenmassen im Unternehmen bringen uns einen Zugewinn an Wissen im Unternehmen. Jedoch bergen sie oftmals auch einen hohen Grad an Unübersichtlichkeit. Besonders betroffen sind Daten, welche ausschließlich physisch mithilfe einer hierarchischen Ordnerstruktur oder durch die Namensgebung strukturiert sind. Aber wie kann ich meine Daten in SharePoint strukturieren, damit ich die benötigten Informationen auf schnellstem Weg finde?

Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitressourcen bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal aufs Neue formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.

Datenstrukturen schaffen – Welche Möglichkeiten bietet SharePoint?



Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder ein System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – eine optimale Struktur für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.

Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit möglichst einfachen Strukturen zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten.

OneDrive for Business vs SharePoint Websites – Wo lege ich meine Dokumente ab?

OneDrive for Business vs SharePoint Websites

Wir nutzen hier bei der Next Iteration sehr intensiv Office 365 und bei manchen Dokumenten frage ich mich selbst, ob ich diese nun in mein OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen soll. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich für mich die beiden Systeme miteinander verglichen und möchte in diesem Beitrag kurz beschreiben welche Dokumente besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollen.

Next Iteration erhält Zuschlag der Hochschule Ulm

Hochschule Ulm

Webauftritt und unterstützende Systeme werden komplett überarbeitet

Next Iteration hat sich zusammen mit der Technidata IT Service GmbH in der Ausschreibung zur Überarbeitung der Webseite www.hs-ulm.de gegen seine Mitbewerbern durchgesetzt. Das Portal ist seit einigen Jahren online und erfüllt die Ansprüche einer zeitgemäßen Umsetzung nicht mehr in vollem Umfang. Im Rahmen des Projekts „Überarbeitung des Webauftritts und unterstützender Systeme“ soll der Internetauftritt der Hochschule Ulm einem kompletten Relaunch unterzogen werden. Hierzu gehören eine vollständige Überarbeitung der Struktur und des Layouts, die Implementierung eines neuen Content Management Systems und Informationsarchitektur. Die neu zu schaffende Plattform soll dem Nutzer eine ausgewogene Mischung aus intuitiver Suche, vereinfachtem Informations- und Datenmanagement und modernem Design bieten. „Die Website muss die Hochschule präsentieren, die allerdings unterschiedliche Anforderungen und auch Ansprüche an die Plattform hat. Dabei bietet unsere Lösung mit Microsoft SharePoint alles, was eine zukunftssichere Kommunikationsplattform auszeichnet“, erklärt Sven Heimberger, Geschäftsführer von Next Iteration. Die Karlsruher Gesellschaft für Software Engineering Next Iteration ist spezialisiert auf die strategische Anwendung von Microsoft SharePoint – von der Einführung einfacher Intranet-Services bis hin zur Integration von Enterprise Information Management und Search Lösungen.

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Eine Auswahl unserer Referenzen sowie ausführliche Case Studies finden Sie hier: Zu den SharePoint Referenzen.