SharePoint Betrieb (Teil 2): Mindestanforderungen für eine Dokumentation

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Ausfall, was nun? Wie bei Betriebsstörungen von SharePoint bestmöglich zu reagieren ist und welche Vorkehrungen Sie im Vorfeld treffen können, möchte ich Ihnen in einer dreiteiligen Reihe an Artikeln erläutern. Aber wo fange ich mit meiner SharePoint Dokumentation an? Wie sollte der Aufbau aussehen? Und was muss beim Inhalt beachtet werden?

SharePoint Betrieb: IT-Governance als unverzichtbarer Baustein im Unternehmen

SharePoint Betrieb: IT-Governance als unverzichtbarer Baustein im Unternehmen

Ihre Verantwortung? Das Leiten und Führen einer IT-Abteilung (auch unabhängig von SharePoint) wird nicht selten bestimmt durch die Delegation an Experten innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens. Dennoch muss sich hier der Verantwortliche immer absichern, dass alles Mögliche getan worden ist, um den besten Schutz vor unerwarteten Ausfällen zu gewährleisten. Denn falls ein Ausfall der SharePoint Umgebung vorliegt, müssen alle darauffolgenden Arbeitsschritte ohne langes Suchen und Delegieren automatisch erfolgen. Im besten Fall können aber die hier beschriebenen Beispiele schon dazu beitragen, dass Ausfallzeiten minimiert oder gar vermieden werden können, um – je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit – signifikante Kosten einzusparen.

Jedes System und jede Anwendung, die im Unternehmen eingesetzt wird, muss im Detail geprüft und im täglichen Betrieb ordnungsgemäß eingebettet werden – alles, was darüber hinaus geschieht, stellt ein Risiko für den Betrieb dar! Des Weiteren müssen neben der primären Plattform (z.B. SharePoint) auch alle angrenzenden Systeme gleichwertig betrachtet werden (z.B. Active Directory, SAP, cloud-basierte Anwendungen, etc.). Was bedeutet aber nun „ordnungsgemäß“?

Die folgenden Grundsäulen eines ordnungsgemäßen Betriebs sollten in jedem Fall als unverzichtbare Werkzeuge eingesetzt werden, um optimal auf Betriebsstörungen reagieren zu können oder diese im Vorfeld zu verhindern:

Checkliste zur Sicherung Ihrer SharePoint On-Premises Umgebung

Checkliste zur Sicherung Ihrer SharePoint On-Premises Umgebung

Als Verantwortlicher für unsere SharePoint Services betreue ich mit meinen Mitarbeitern unterschiedliche SharePoint On-Premises Umgebungen. Davon ist keine wie die andere, was meinen Aufgabenbereich umso mehr spannend macht. Dennoch profitiert jeder Kunde von unserem Erfahrungsschatz. Viele Probleme haben oft die gleichen Ursachen und die meisten Anfragen können aufgrund von ähnlichen Bedürfnissen bei anderen Kunden viel besser und schneller gelöst werden.

Microsoft Flow – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit? 

Microsoft Flow

Microsoft Flow ist ein Programm von Microsoft, das uns durch eigens erstellte, automatisierte Workflows unseren Alltag erleichtern soll. Flow soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. „Work less, do more“ ist der Microsoft Flow Slogan, sich auf wenige aber relevante Aufgaben beschränken und diese vorantreiben.

In dem wir uns einmalig die Zeit nehmen den Flow zu definieren und dem Programm Anweisungen geben, wie es zu reagieren hat wenn ein bestimmter Sachverhalt eintritt, müssen wir diesen Arbeitsablauf nie wieder selbst erledigen. seitz

Mithilfe von Flow können wir uns automatisiert Benachrichtigungen zukommen lassen, können Daten automatisiert mit anderen Bibliotheken synchronisieren, Daten automatisiert an einem bestimmten Ort speichern oder Genehmigungsprozesse automatisieren. Flow gibt uns die Möglichkeit, uns mehr auf unsere wesentliche Arbeit konzentrieren zu können. So müssen wir unsere wertvolle Zeit beispielsweise nicht mit dem Übertragen von Daten in andere Systeme verschwenden.

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Eine Auswahl unserer Referenzen sowie ausführliche Case Studies finden Sie hier: Zu den SharePoint Referenzen.