Digitale Geschäftsprozesse

Formular- oder papiergetriebene Geschäftsprozesse sind sehr anfällig für Fehler. Gleichzeitig verschlingen täglich wiederkehrende und gleichbleibende Prozesse viel Zeit, welche die Mitarbeiter für die wirklich wichtigen Aufgaben benötigen. Probleme wie ein möglicher Datenverlust, eine erschwerte Nachvollziehbarkeit der Daten, das steigende Datenvolumen und nicht zuletzt die zunehmenden politischen Vorgaben sollten als Chance gesehen werden, Geschäftsprozesse digital, effizient und leicht optimierbar zu gestalten.

Arbeitsabläufe in Unternehmen sind jedoch so individuell und unterschiedlich wie die Unternehmen selbst, weshalb es oftmals schwierig ist, Standardlösungen einzusetzen. Gleichzeitig ist es notwendig, das Prozesse auch applikationsübergreifend abgebildet werden.

Unsere Lösung: SharePoint Workflows, Microsoft Flow und/oder PowerApps zur digitalen Abbildung der Prozesse, bei welchen Daten aus unterschiedlichsten Systemen eingebunden werden können. Somit können einfache, aber auch komplexe mehrstufige Prozesse transparent und nachvollziehbar automatisiert werden.

SharePoint Workflows

Prozesse in SharePoint können den Anwendern sehr spezifisch für bestimmte Dokumententypen oder generell als Freigabeprozess für alle Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Dabei können die Genehmiger fest gesetzt werden oder vom Anforderer beim Start eines Workflows festgelegt werden. Der Start eines Workflows kann jederzeit manuell oder automatisiert bei der Erstellung oder der Änderung eines Dokuments oder Elements erfolgen.

Beispiele für die sich die Anwendung von SharePoint Workflows hervorragend eignen sind beispielsweise digitale Genehmigungsanforderungen, automatisierte Benachrichtigungen, eine automatisierte Dokumentenlenkung und Changemanagement.

Ein SharePoint Workflow kann beispielsweise wie folgt aussehen:



Die Genehmigungsanfragen, bzw. Aufgabenzuweisungen durch die Workflows werden mit Workflowaufgaben umgesetzt, die den Anwendern zugewiesen werden. Optional kann eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Workflowaufgabe erfolgen. Selbstverständlich können bei SharePoint Workflows auch SharePoint-Externe Daten in die Prozessautomatisierung integriert werden.

Microsoft Flow

Microsoft Flow stellt einen großartigen Connector für Dienste in Office 365 und auch darüber hinaus dar. Mit Flow können unglaublich viele Anwendungen aus Office 365 untereinander und mit Anwendungen außerhalb der Microsoft Familie verknüpft werden. Die gängigsten Dienste sind Outlook, SharePoint, OneDrive, Notifications, RSS und Twitter aber auch Salesforce, Trello und Dynamics können durch Flow miteinander verknüpft werden.

Ein großes Set an Vorlagen hilft vor allem bei der Erstellung der ersten eigenen Flows. Sollte keine passende Vorlage vorhanden sein, können die Vorlagen abgewandelt oder Flows gar ohne Template erstellt werden. Jeder Anwender kann seine eigenen Flows für seine eigenen Prozesse erstellen – und dies in der Regel ohne Programmierkenntnisse. Gleichzeitig können Flows auch global für das ganze Unternehmen bereitgestellt werden.

Microsoft Flow steht dabei auch für mobile Geräte zur Verfügung, damit Prozesse auch von unterwegs eingesehen, verwaltet oder erstellt werden können.



Sollten Sie bei der Implementierung oder der Konfiguration der ersten eigenen Flows Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen hierbei gerne.

Microsoft Power Apps

PowerApps ermöglicht den Mitarbeitern schnell und unkompliziert eigene Apps per Baukasten und ohne Code zu erstellen. Die Apps können dabei wie Flows mit Datenquellen aus Office 365 und auch Applikationen außerhalb der Microsoft Produktpalette verknüpft werden. So können Informationen und Prozesse schnell abgebildet und unterschiedliche Datenquellen miteinander verknüpft werden. Die erstellten Apps können daraufhin online und mobil unternehmensweit genutzt werden. Für die Erstellung von Apps stehen wie bei Flow einige Vorlagen bereit, die vor allem zum Kennenlernen der Funktionsweise von PowerApps eignen:



So vielfältig wie die Unternehmensanforderungen, sind auch die Möglichkeiten PowerApps zur Prozessoptimierung zu nutzen. PowerApps dient dabei vor allem zur Optimierung von Office- als auch von externen Schnittstellen.

Generell lassen sich PowerApp Applikationen gut mit Microsoft Flow oder Nintext verknüpfen. Nach der Anlage eines Urlaubsantrags oder einer Home Office-Anfrage in einer App kann automatisiert ein Genehmigungsflow ausgelöst werden. Zusätzlich können Daten mittels Apps sehr leicht von unterwegs erfasst werden und automatisiert per Flow weiterverarbeitet werden, indem beispielsweise automatisiert ein passender CRM-Eintrag zum erfassten Lead erstellt wird.

Vorteile aus der Prozessautomatisierung

  • Wegfall täglich wiederkehrender Aufgaben und Erhöhung der Produktivität
  • Automatisiertes versenden von Inhalten und Genehmigungen
  • Ermöglichung einer hohen Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da jeder Schritt protokolliert wird und jederzeit eingesehen werden kann
  • Fehler im Prozessablauf durch eine Validierung der Eingaben (Prüfung auf Plausibilität) nahezu eliminiert werden
  • Die Abläufe können nach den Anforderungen aus Gesetzen und der Governance gestaltet werden, womit die Rechtskonformität gewährleistet wird
Die Transformation der Geschäftsprozesse in die digitale Welt ist ein wesentlicher Schritt in Richtung lebendige Arbeitskultur für bestehende und auch neue Generationen von Mitarbeitern. Betrachtet man das ganze nachhaltig, können Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden. Arbeitsprozesse werden optimiert und bleiben jederzeit vollständig im Blick.

Bei der Entscheidung für das richtige Tool, der Automatisierung Ihrer Prozesse und der Implementierung der einzelnen Lösungen unterstützen wir Sie gerne. Wir geben Ihnen Tools, fertige Lösungen und das notwendige Know-how an die Hand, damit auch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen modern und effizient arbeiten können.

Ihr Ansprechpartner Sven Heimberger

Sven HeimbergerPer E-Mail: s.heimberger@nextiteration.de

Telefonisch: +49 (0)721 66 98 98 38

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Eine Auswahl unserer Referenzen sowie ausführliche Case Studies finden Sie hier: Zu den SharePoint Referenzen.