Eine moderne Arbeitsumgebung

Technologien sollen den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird. Keine lästigen Workarounds, unnötig lange Klickpfade oder nervige Medienbrüche sollen den Mitarbeiter beim Erledigen seiner Aufgaben stören. Mobiles und ortunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Aufgaben sollte heutzutage der Standard beim Arbeiten sein. Zudem sollen sich Ihre Mitarbeiter keine Gedanken über die Sicherheit Ihrer Daten machen müssen.



Einfach arbeiten ohne unnötige Einschränkungen

Workflows nehmen nervige wiederkehrende Arbeiten ab und helfen dabei, dass die Mitarbeiter sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Dazu gehören beispielsweise ein- oder mehrstufige Genehmigungsprozesse. Zudem sind automatisierte Prozesse besser nachvollziehbar und weniger fehleranfällig. Automatisierte Prozesse können dabei sehr leicht über Micorosft Flow konfiguriert oder durch SharePoint Workflows abgebildet werden. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Digitale Prozesse.

Modernes Arbeiten durch schnelle Zugriffe auf Informationen

Die Architektur muss gewährleisten, dass Mitarbeiter mit dem geringst möglichen Aufwand an ihre benötigten Informationen kommen. Dabei helfen lange Seiten und Sprungmarken, mit denen Inhalte zusammengefasst werden. Sie werden am linken Seitenrand dargestellt und bleiben wie die Sticky Navigation auch beim Scrollen bestehen. Beim Mouse-Over über die Sprungnavigation wird der Titel der entsprechenden Sprungmarke aufgeführt und beim Klick auf das Element springt die Navigation zum ausgewählten Inhalt.



Zusätzlich zu einer kurzen Navigation helfen beim schnellen Auffinden der benötigten Information zum einen eine gut konfigurierte SharePoint Suche sowie suchbasierte und filterbare Dashboards in SharePoint. Die SharePoint Suche stellt für uns bei der Next Iteration ein besonders elementares und zentrales Element dar. Mehr Informationen finden zur Suche in SharePoint und zum Query Dashboard finden Sie hier: Suchbasierte SharePoint Dashboards

Modernes Arbeiten durch mobilen Zugriff und Offlineverfügbarkeit

Arbeiten an jedem Ort und an jedem Endgerät – Nutzen Sie responsive Portale, die sich der Größe jeden Endgerätes anpassen – ohne nerviges Scrollen und Zoomen. Durch die Anwendung des Bootstrap-Frameworks wird die Seite in 12 Spalten eingeteilt, in Abhängigkeit derer die Seiteninhalte je nach Größe des Device umgebrochen wird.



Die Top-Navigation verwandelt sich bei kleineren Geräten automatisch in ein „Hamburger Menü“, welches beim Anklicken die Hauptnavigationspunkte untereinander auflistet. Dadurch wird zum einen Platz eingespart und zum anderen die Lesbarkeit trotz geringer Device-Größe gewährleistet.

Auch Office-Anwendungen wie Word können problemlos an Smartphones und Tablets bedient werden und das sogar zeitgleich mit Kollegen, unabhängig vom Standort des jeweiligen Mitarbeiters.

Zusätzlich bietet die OneDrive-Integration den Vorteil, dass Dokumente aus SharePoint auch offline verfügbar sein können. Bei der nächsten Internet-Verbindung wird der neue Stand dann auf SharePoint synchronisiert.

Intuitiv arbeiten in einer bekannten Umgebung

Über OneDrive können SharePoint Bibliotheken direkt in den Datei-Explorer eingebunden werden. Ohne Medienbruch kann der Nutzer sein Dateisystem auch in Zukunft in der gewohnten Windowsumgebung nutzen. Zusätzlich können Bibliotheken mit dem Internet Explorer auch immer direkt über den Ribbon in der Explorer-View geöffnet werden. Das hilft vor allem, wenn Daten in eine andere Bibliothek verschoben werden sollen.

Zusätzlich können Dokumentenvorlagen mit Smartfields angereichert werden. Die Smartfields repräsentieren dabei stets eine in SharePoint definierte Eigenschaft des Dokuments. Der Anwender hat damit die Wahl, die Dokumenteneigenschaften in den SharePoint Eigenschaften auszufüllen, womit sie auch automatisch im Dokument eingepflegt werden. Alternativ kann der Anwender die Eigenschaften wie gewohnt im Dokument in den entsprechenden Platzhaltern eintragen. Smartfields können Datums-, Auswahl- oder Textfelder sein. Im nachfolgenden Beispiel wird der Rechnungsbetrag in einem Textfeld eingepflegt:



In der SharePoint Bibliothek können die Dokumenteneigenschaften wie unter anderem auch der Rechnungsbetrag in einer Spalte aufgeführt werden:



Mehr Informationen: Datenstrukturen schaffen – Welche Möglichkeiten bietet SharePoint?

Sicher arbeiten ohne Angst vor Verlusten

SharePoint und Office 365 liefern viele Möglichkeiten, um Ihre Unternehmensinformationen sicher zu verwalten. Beim Thema Sicherheit müssen immer zwei Seiten betrachtet werden, die technische Seite, aber auch die menschliche Seite, denn die größte Sicherheitslücke ist oft der Mitarbeiter selbst, völlig unbewusst.

Auf technischer Seite gibt es für Office 365 und SharePoint ein breites Spektrum an Möglichkeiten, Sicherheitslücken zu schließen, Datenverlust zu vermeiden und zu verhindern, dass Informationen in die falschen Hände gerät. Dazu gehören unter anderem folgende Maßnahmen:
  • Back-Up Systeme
  • Einsatz von Back-Up Systemen
  • Physischer Schutz der Server wenn diese nicht schon von Microsoft gehostet werden
  • Festlegung von Regeln für das Teilen von Daten (nur innerhalb der Organisation, Ablaufdatum für Freigabe etc.)
  • Automatisierte Protokollierung von Freigabe- und Lesebestätigungen
  • Data Loss Prevention-Richtlinien
  • Möglichkeiten wie z.B. OneDrive bereitstellen, damit die Mitarbeiter keine Schatten-IT (z.B. Dropbox) nutzen

Eine moderne Arbeitsumgebung für Sie und Ihre Kollegen

Wir helfen Ihnen gerne dabei Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen.

Ihr Ansprechpartner Sven Heimberger

Sven HeimbergerPer E-Mail: s.heimberger@nextiteration.de

Telefonisch: +49 (0)721 66 98 98 38

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Eine Auswahl unserer Referenzen sowie ausführliche Case Studies finden Sie hier: Zu den SharePoint Referenzen.