Achtung: Dieser Beitrag ist auf dem Stand von 2016, es könnte sein, dass die Informationen inzwischen veraltet sind. Gerne beraten wir Sie im Rahmen unser Microsoft SharePoint Beratung zum Thema.
Es geht weiter mit der Blogreihe „Der Einsatz von SharePoint bei der Next Iteration“.
Heute widme ich mich dem großen Thema Collaboration bzw. virtuelle Zusammenarbeit. Wir bei der Next Iteration nutzen nicht nur SharePoint für unsere tägliche Zusammenarbeit, sondern auch Tools wie Yammer, CRM Dynamics, Skype for Business und OneNote. Bei diesem Blogbeitrag möchte ich primär auf das Thema Collaboration in Kombination mit Produktivität eingehen. Bei dem Thema ist Skype for Business für mich der Gewinner, aber auch auf die anderen Funktionen will ich nicht mehr verzichten.
SharePoint zählt zur Kategorie der vielfältigen Tools für die Zusammenarbeit von mehreren ortsunabhängigen Personen. Kurz gesagt, SharePoint bietet die virtuelle Zusammenarbeit an einer gemeinsamen Datenquelle. Mithilfe von SharePoint Websites können verschiedene Mitglieder eines Projektteams, Partner, Lieferanten aber auch Kunden auf die freigegebenen Dokumente und Informationen von überall zugreifen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie in Deutschland oder Neuseeland sitzen und ob der Zugriff über einen Browser oder ein Mobilgerät erfolgt. Seit Mitte des Jahres steht sogar eine kostenlose SharePoint App für das iPhone und iPad zur Verfügung. Seit Kurzem ist auch die Window 10 App verfügbar. Android Nutzer müssen sich noch etwas gedulden. Hier schon mal ein Vorgeschmack der SharePoint App auf dem Betriebssystem iOS.
Bald wird meine Kollegin Annkathrin Alt einen ausführlichen Beitrag zu den Apps veröffentlichen. Tragen Sie am Ende des Beitrags Ihre E-Mail-Adresse ein, wenn wir Sie über neue Beiträge auf unserem Blog informieren sollen.
Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
Nach dem kleinen Exkurs geht es jetzt aber wieder zurück zum Thema SharePoint Websites und virtuelle Zusammenarbeit. Eine Funktion, welche bei der Next Iteration nicht mehr wegzudenken ist, ist das gemeinsame arbeiten an Dokumenten. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um Projektdokumente, Rechnungen oder um Vorschläge für das nächste Team Event handelt. Wir bei der Next Iteration arbeiten immer und überall gemeinsam an Dokumenten. So gibt es immer nur eine aktuelle Version des Dokuments, auf die alle betreffenden Kollegen Zugriff haben. So wird eine optimale Zusammenarbeit im Team ermöglicht.
Auf dem Computer oder online geöffneten Dokument sieht man, wer gerade alles an dem Dokument arbeitet, wer einen bestimmten Absatz bearbeitet und wann Aktualisierungen anderer Autoren auf dem Server verfügbar sind.
Absprachen und Termine im Team kommunizieren
Mal abgesehen von den Dokumenten, können auf SharePoint Websites auch Absprachen und Termine kommuniziert und über Aufgabenlisten (sog. Task Lists) die Planungen von Aufgaben mit der Festlegung entsprechender Zuständigkeiten erfolgen. Die Fortschrittsanzeige ermöglicht es allen Beteiligten einen Überblick über den aktuellen Stand im Projekt zu behalten und hilft dabei, das Projektziel im Blick zu behalten.
Mehr zu diesem Thema finden Sie hier „Arbeitspakete übersichtlich gestalten“. Eine weitere Funktion, die wir bei der Next Iteration stark fokussieren, sind die SharePoint Diskussion Boards. Gerade in Bezug auf das Projektmanagement können die jeweiligen Projektteilnehmer interessante Themen einfach diskutieren. Diese Diskussionen können auch schnell über die Suchfunktion gefunden werden und mit weiteren Kollegen geteilt werden.
Eines der Highlights für mich ist das Verwalten von Agenden, Ziele, Teilnehmer sowie die daraus resultierenden Aufgaben über SharePoint. Über unsere SharePoint-Website NI.Meeting können alle Teammitglieder Einladungen, die dazugehörigen Informationen, sowie Dokumente für unsere wöchentlichen Meetings bereits im Voraus an die Teilnehmer versenden. Die Meeting Notizen werden direkt in den einzelnen Tagesordnungspunkten erfasst. Nach dem Abschließen der Notizen kann im Anschluss ein Protokoll generiert und automatisiert an die Teilnehmer versendet werden. Die jeweiligen Ergebnisse des Meetings und das weitere Vorgehen sind somit im Nachhinein über den Arbeitsbereich für alle Kollegen der Next Iteration zugänglich.
Skype for Business – It´s Showtime
Ein Tag ohne Skype for Business ist bei der Next Iteration wie ein Fußballer ohne Fußball. Es gibt keine Funktion bei Skype for Business, die wir bei der Next Iteration nicht nutzen. Da alle Kollegen sehr flexibel bezüglich der Wahl ihres Arbeitsortes sind, ist die Skype Besprechung inkl. Desk Sharing ein fester Bestandteil bei unseren Meetings. Mit nur wenigen Klicks kann schnell eine Telefon- oder Videokonferenz über das Kontextmenü gestartet werden.
Eine Funktion, die schon essenziell bei uns im Team ist, ist die Freigabe des eigenen Desktops, eines Programmes oder einer Datei, sodass während der Konferenz alle Teilnehmer zusammen daran arbeiten können. Auch PowerPoint-Präsentationen lassen sich über Skype in einer Konferenz präsentieren und wichtige Besprechungen lassen sich zur erneuten Wiedergaben mit Skype aufnehmen. Externe Teilnehmer können mit der Skype for Business Web App in eine Besprechung integriert werden.
Um eine Skype-Besprechung zu planen, kann diese auch alternativ über den Outlook-Kalender mit wenigen Klicks erstellt und Teilnehmer eingeladen werden. Die Rechte der Besprechung, wie z.B. Referentenrechte oder das Recht Inhalte anzuzeigen, können bei Skype festgelegt werden. Es können sowohl Ansichtsrechte wie auch Bearbeitungsrechte an andere Teilnehmer übergeben werden.
Statusanzeige in Skype for Business
Eine weitere hilfreiche Funktion zur Zusammenarbeit im Team ist die Statusanzeige in Skype for Business. Wir nutzen diese, um unseren Kollegen anzuzeigen, ob wir gerade zu sprechen sind oder nicht. Wer Beispielsweiße fokussiert an etwas arbeitet, nutzt den Status „nicht stören“, so wissen die Kollegen, dass man gerade nicht gestört werden möchte.
Ebenfalls hilfreich ist die Statusanzeige, wenn man im Home-Office ist. Bei uns schaltet sich die Anzeige Zuhause automatisch auf Home-Office und die Mobilnummer steht im Status, so kann man direkt telefonisch kontaktiert werden.
Der in Skype festgelegte Status kann auch in anderen Microsoft-Office-Programmen angezeigt werden. So kann zum Beispiel der Status des Empfängers beim Verfassen einer E-Mail in Outlook oder der Status der freigegebenen Kollegen in einer Word-Datei angezeigt werden. Um vor dem Senden der E-Mail den Empfänger kurz zu kontaktieren, kann parallel eine Skype-Konferenz aus Outlook gestartet werden, ohne die E-Mail Anwendung zu verlassen.
Skype als Messenger
Als Messenger ist Skype for Business bei uns ebenfalls täglich in Benutzung. Kurze Absprachen oder Fragen können dort schnell geklärt werden und reduzieren die E-Mail Flut merklich. Ein großer Vorteil ist dabei, dass Skype Nachrichten trotzdem in der Outlook Suche gefunden werden, so ist auch diese Kommunikation nachvollziehbar.
Skype for Business gibt es natürlich auch als App, so kann auch unterwegs bequem kommuniziert werden.
Die Vergangenheit hat gezeigt, dass durch die Nutzung von SharePoint und Skype for Business als Collaboration-Tool wir bei der Next Iteration, sei es bei der Planung, Abstimmung, beim Controlling oder beim Reporting von Projekten viel Zeit sparen. Die Produktivität der Kollegen steigt stetig an, was wiederum zu Kosteneinsparungen führt. Dank der Vereinigung der verschiedenen Kommunikationskanäle bei der Next Iteration ist eine sehr flexible Arbeitsorganisation möglich.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Nutzung von SharePoint und Skype als Collaboration-Portal eine effizientere und effektivere Kommunikation und Collaboration im ganzen Unternehmen verspricht und auch umsetzt.
Im nächsten Teil geht es um SharePoint als Wissensportal. Da gehe ich unter anderem auf OneNote und Yammer näher ein, die natürlich auch unsere Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtern.
