Best Practices: Migration von SharePoint On-Premises in die Office 365 Cloud

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“Mobile first, Cloud first” lautet seit dem Amtsantritt des CEO Satya Nadella im Jahr 2014 die Microsoft Devise. Seitdem migrieren immer mehr Unternehmen von der lokalen On-Premises Lösung in die Office 365 Cloud.

Im folgenden Beitrag möchte ich Ihnen die Unterschiede, Chancen aber auch Risiken ansatzweise erklären. Anschließend zeige ich Ihnen, was Sie beachten sollten, wenn auch Ihr Unternehmen plant, in die Cloud zu wechseln. Unsere Denkanstöße sollen Ihnen erste wichtige Impulse zur Vorbereitung des Wechsels geben. Natürlich kann solch ein Beitrag keinen direkten Kontakt ersetzen oder Fragen zu allen Ihren Anforderungen abdecken. Dennoch sind es genau die folgenden Themen und Argumente, die wir in unserem regelmäßigen Kontakt mit unseren Kunden immer wieder diskutieren.

Ihr Weg in die Office 365 Cloud

Die Unterschiede zwischen SharePoint On-Premises und SharePoint Online

Oft werden wir gefragt was überhaupt die Unterschiede zwischen SharePoint On-Premises und SharePoint Online sind. Der Wechsel von der On-Premises Variante in die Cloud bringt einige Veränderungen mit sich. Die wesentlichen Unterschiede finden Sie in nachfolgender Grafik grob aufgelistet:

On-Premises SharePoint Online
Grundlegend gilt…
  • Betrieb der Software auf eigener Hardware
  • Verfügbarkeit muss selbst sichergestellt werden
  • Performance kann weitestgehend beliebig optimiert werden
  • Service wird über das Internet bereitgestellt
  • „99,5 %“ Verfügbarkeit der Dienste
Personal / Know-How
  • Geschultes IT-Personal oder SharePoint Dienstleister für den Betrieb der Windows und SharePoint Installationen notwendig
  • Der technische Know-How über Windows Funktion entfällt, die Farmkomponenten müssen aber weiterhin beherrscht werden, da SharePoint Online mit O365 gemeinsam verwaltet wird
Administration & Wartung
  • Jeder in die Farm angebundene Server kann ohne Einschränkungen verwaltet werden
  • Monitoring, Backup und Updateverwaltung in eigener Verantwortung
  • Eigenen Implementierungen sind in der Regel keine Grenzen gesetzt
  • Eingeschränktes Customizing- und Implementierungsmöglichkeiten
  • Wartungen und Updates werden seitens Microsoft automatisch ausgeführt
Lizenzenkosten für…
  • Jeden installierten Server in der Farm
  • Notwendige Zusatz-Software (z.B. SQL, Load-Balancer, Virenprogramme, etc.)
  • Zugriffslizenzen für jeden Benutzer/Gerät
  • Jeden Benutzer im Abonnement
  • Verschiedene Pläne Online Plan 1/ Online Plan 2 oder als Teil von anderen Plänen wie Office 365 Enterprise E3


Im Übrigen sollten Sie sich nicht durch die Begrifflichkeiten SharePoint Online und O365 verwirren lassen. SharePoint Online ist einfach ein Dienst von O365 und ist die SharePoint Umgebung im engeren Sinne. O365 umfasst die komplette Cloud Infrastruktur von Microsoft, die nicht nur SharePoint, sondern auch z.B. Exchange, Dynamics und viele weitere Dienste umfasst.

Lesen Sie mehr dazu in unserem ausführlichen Artikel über Office 365.

Kombilösung: Das Beste aus beiden Varianten

Aber nicht immer stehen Sie vor einer Entweder-oder-Entscheidung. Für unsere Kunden entwickeln wir häufig auch hybride Lösungen, bei denen wir die Vorteile aus SharePoint On-Premises und Online vereinen. Das kann zum Beispiel nötig sein, wenn man bestimmte Informationen aus Datenschutzgründen nicht in der Cloud ablegen darf oder man die alten Server als Archiv nutzen möchte. Wenn Sie sich für dieses Ansatz interessieren, dann haben wir bald noch mehr Infos für sie. In Kürze folgt ein ausführlicher Beitrag, inklusive Whitepaper zu hybriden Lösungen. Melden Sie sich für den Newsletter an, wenn Sie diesen nicht verpassen möchten: Zum Newsletter anmelden.

Roadmap für eine erfolgreiche Migration in die Microsoft Cloud

Der Erfolg der Migration hängt von vielen Faktoren ab. Dabei ist eine sorgfältige Planung, wie bei jedem Projekt, essentiell. Es müssen genügend Zeit und Ressourcen, aber auch technisches Knowhow eingeplant werden. Auch andere Aspekte, wie beispielsweise eine durchdachte Kommunikation mit den End-Usern, können für den Erfolg ausschlaggebend sein. Ich habe unsere Erfahrungen aus Kundenprojekten genutzt und in einer Roadmap als Orientierung dargestellt, um Ihnen einen möglichen Weg in die Cloud aufzuzeigen. Die genaue Umsetzung der Migration ist selbstverständlich so individuell wie jedes Unternehmen selbst.

Phasen einer Migration in die Cloud Phase 1: Entscheidungsfindung Phase 2: Inventur Phase 3: Zielsetzung Phase 4: Vorbereitung Phase 5: Prechecks Phase 6: Migration Phase 7: Nachbereitung

Die obige Abbildung zeigt die aufeinanderfolgenden Phasen, die ich nachfolgend genauer definiere werden.

Phase 1 Entscheidungsfindung – Sollen wir in die Office 365 Cloud migrieren?

In dieser ersten Phase informieren Sie sich genau über die Vor- und Nachteile von SharePoint Online im Vergleich zu der On-Premises Variante. Sie gleichen die Eigenschaften mit Ihren Anforderungen ab und treffen eine Entscheidung. Diese Entscheidung kann leicht fallen, wenn Sie z.B. keine eigenen Implementierungen oder Anbindungen von weiteren Datenquellen in Ihrer On-Premises Infrastruktur durchgeführt haben. Falls dies jedoch nicht so sein sollte, kann müssen inbesondere prüfen, ob Sie in der neuen „Welt“ auch das gleiche bekommen wie es aktuell ist (siehe weiter unten „Inventur“). Wie schon erwähnt sind aber auch hybride Lösungen eine Alternative.

Die Migration bringt auch einen Wechsel der Lizenzierung mit sich. Für die Online Variante stehen Ihnen verschiedenen Möglichkeiten zur Auswahl. Die Online-Pläne haben unterschiedliche Einschränkungen und Vorteile. Um Ärger vorzubeugen, sollten Sie diese genau vergleichen und Ihren Anforderungen und Kriterien gegenüberstellen. Hier finden Sie alle Lizenzoptionen für SharePoint Online.

Neben dem produktgebundenen Entscheidungsmerkmalen und den Lizenzkosten (siehe weiter unten) sollten allgemein strategische Kriterien (z.B. wer soll die „Hand“ über das System halten) wie auch Personalfragen berücksichtigt werden (z.B. wie hoch sind die Personalkosten für den Betrieb, besitzt man das notwendigen Know-How, etc.).

Nachfolgend wird jedoch von einer Entscheidung für eine reine SharePoint Online Variante ausgegangen, um die Komplexität gering zu halten.

Nach der Entscheidung sollten Sie – wie oben angesprochen – die benötigten Ressourcen kalkulieren. Haben Sie die Kapazitäten und das Knowhow für ein Projektteam aus den eigenen Reihen oder wollen Sie lieber mit einem erfahrenen SharePoint Dienstleister zusammenarbeiten? Wollen Sie die Migration selbst in Angriff nehmen, dann sollten Sie hierfür ein eigenes Projekt starten, um die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich zu steigern.

Phase 2 Inventur – Was bilden wir in SharePoint alles ab?

Die sorgfältige Inventur kann ausschlaggebend für den langfristigen Betrieb und Erfolg von SharePoint Online sein und stellt die Grundlage für die Neugestaltung des SharePoint Auftritts dar. In dieser Phase erstellen Sie eine Übersicht über alle SharePoint Objekte. Diese sind unter anderem die Site Struktrur, vorhandene Listen und Bibliotheken, Volumenangaben, Eigenentwicklungen, Drittprodukte sowie auch Anbindungen an weitere Datenquellen, falls vorhanden.

Welche Inhalte und Funktionalitäten werden nicht mehr genutzt?
Mit der reinen Bestandsaufnahme der vorhandenen Strukturen ist die Inventur-Phase allerdings noch nicht beendet. Wesentlich ist es, herauszufinden welche Inhalte und Funktionalitäten überhaupt noch genutzt werden bzw. noch erwünscht sind. Des Weiteren ist eine vollständige Analyse in jedem Fall Pflicht, um zu überprüfen was auf der SharePoint Umgebung lauffähig ist (z.B. werden Farm Solutions in der Cloud nicht unterstützt). Nicht selten erfahren wir, dass die Migration in die Cloud mit Drittprodukten ohne Validierungen durchgeführt worden ist und die Zielumgebung in manchen Fällen anschließend nur bedingt nutzbar war.

Welche Inhalte dann tatsächlich aussortiert werden, entscheidet sich aber erst im nächsten Schritt. Hier müssen noch weitere Rahmenbedingungen wie zum Beispiel die rechtliche Lage oder die Interessen der Stakeholder berücksichtigt werden.

Bei der Inventur können verschiedenen Drittprodukte aber auch eigene PowerShell Skripte die Arbeit deutlich unterstützen. Um sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können, raten wir dazu, diese Möglichkeiten auszuschöpfen.

Phase 3 Zielsetzung – Welche Datenarchitektur brauchen wir?

In dieser Phase stellen Sie die Weichen für die Zukunft. Sie haben sich bereits dafür entschieden zukünftig mit Office 365 zu arbeiten – nun geht es darum diese Zukunft genauer zu definieren.

Ziel der Migration in SharePoint Online
Was möchten Sie mit der Migration erreichen? Wollen Sie einfach nur „umziehen“, also Ihre Daten 1:1 migrieren oder wollen Sie die Migration als Chance nutzen, die Struktur Ihres SharePoints neu zu gestalten?

Die Beantwortung dieser Frage hängt wesentlich davon ab, wie zufrieden Sie mit der aktuellen Nutzung sind und sollte in Absprache mit den wichtigsten Stakeholdern (z.B. Vorgesetzter, Ihre Fachabteilungen, IT Abteilung oder Endanwender) getroffen werden.

Entscheiden Sie sich für eine Umstrukturierung, gestalten Sie in dieser Phase die neue Datenarchitektur. In diesem Zusammenhang können Sie auch einen Governance-Plan für die zukünftige Nutzung von SharePoint entwerfen (falls dieser nicht bereits existiert). Vielleicht gehen Sie sogar noch einen Schritt weiter und transformieren Ihre Daten. Das heißt, Sie optimieren die Datenhaltung und erleichtern die Auffindbarkeit innerhalb der SharePoint Suche und aktuellen Navigationsmöglichkeiten, indem Sie Daten beispielsweise zusätzlich mit Metadaten anreichern.

Im Rahmen dieser neuen Datenarchitektur ist evtl. auch eine neue Berechtigungsstruktur ratsam. Mit den vergangenen Jahren an einfachen Berechtigungsvergaben kommt es häufig vor, dass man mit der Zeit deutlich einfachere Berechtigungslösungen bevorzugen würde.

Welche Inhalte werden nicht mehr benötigt?
Auch wenn Sie sich für eine 1:1 Migration entscheiden, sollten Sie die Inventur als Anlass nehmen „auszumisten“. Redundante, veraltete und/oder triviale Daten müssen nicht zwingend mitmigriert werden. So schaffen Sie nicht nur Ordnung, sondern sparen auch Zeit im Migrationsprozess. Bezüglich der Volumengröße ist unter anderen auch die Fragestellung relevant, ob alle Versionen oder nur die letzte publizierte Version migriert werden soll. Beachten Sie bitte, dass jede Version in SharePoint eine vollständige Datei bzw. Element ist. Wenn Sie beispielsweise eine Datei von 20 MB mit 10 Versionen gespeichert haben, dann kann die Gesamtsumme 200 MB oder sogar mehr betragen (abhängig von den jeweiligen Dateigrößen). Zudem können Sie zusammen mit den Stakeholdern Dokumente oder sogar ganze Sites identifizieren, die nicht mehr benötigt werden. Den Wegfall der Versionen und ggf. sogar Sites kann den Migrationsprozess (Vorbereitung, Migration, Test) deutlich verkürzen.

Die festgehaltenen Eigenentwicklungen, Dritt-Anbieter Tools und evtl. weitere externe Datenquellen müssen ebenfalls diskutiert werden. Sind diese überhaupt nötig? Wenn ja, können diese migriert werden oder gibt es passende Substitute? Hier sollte man die neuen und aktuellen Features in der SharePoint Umgebung seitens Microsofts betrachten. Diese können häufig dazu führen, dass Eigenentwicklungen oder Drittprodukte nicht mehr notwendig sind.

Der zeitliche Rahmen
Auch der Zeitplan sollte besprochen werden. Wann wollen Sie das Projekt in Angriff nehmen und welchen zeitlichen Rahmen stecken Sie sich bzw. wie viel Zeit steht Ihnen überhaupt zur Verfügung (evtl. nur ein Wochenende)? Je nach Gesamtvolumen, das migriert werden muss, kann es aber auch notwendig sein, einen iterativen / gesplitteten Ansatz für die Migration zu wählen. So ist auch eine valide Form der Migration möglich (mehr dazu im Abschnitt Einführungsstrategie). Wichtig für die Zeitplanung ist aber auch, dass anschließende Tests und Validierungen sowie ein Zeitpuffer für unvorhergesehene Laufzeitfehler (insbesondere bei großen Datenmengen kann es zum so genannten Throttling seitens SharePoint Online kommen) eingeplant werden.

Phase 4: Vorbereitung – Was müssen wir vor der Migration in Office 365 beachten?

Art der Migration
Im letzten Schritt haben Sie die zukünftige Datenarchitektur geplant. In Abhängigkeit von den getroffenen Entscheidungen, legen Sie nun fest wie Sie migrieren. Grundsätzlich können hier die folgenden Migrationsszenarien möglich sein:

Migrationsszenarien für die Migration in die Cloud

Exemplarisch für die in der oben aufgeführten Reihenfolge können auch die Kosten für die Gesamtmigration betrachtet werden. Dennoch sollte man sich nicht immer von den Kosten ablenken lassen. Manche Investitionen lohnen Sie schon nach kurzer Zeit.

Die einfachste aller Migration ist natürlich „keine Migration“ durchzuführen, sondern die SharePoint Online Umgebung im ersten Schritt ohne Veränderungen ohne Altdaten für den täglichen Betrieb zu verwenden. Die Altdaten können entweder archiviert oder gänzlich gelöscht werden. Die Frage nach den Zugriffsmöglichkeiten auf diese Altdaten müssen natürlich geklärt werden (z.B. wer und wie oft darf man Einsicht auf diese Daten haben).

Bei einer „Komplett Migration“ können komplette Subsites oder Site Collections als Ganzes in die Cloud transferriert werden. Hier ist aber die Prüfung auf Inkompatibilitäten zwingend notwendig, um zu verhindern, dass z.B. Pages mit Web Parts oder gar veränderte Master Pages überhaupt angezeigt werden können.

Deswegen empfehlen wir i.d.R. die „Inhaltsmigration“, bei dem die Site Strukturen und Berechtigungen in SharePoint Online vorbereitet werden. Die Migration anschließend beinhaltet nur noch die Überführung der Listen und Bibliotheken. Dadurch kann zusätzlich überprüft werden, dass sich keine Inkompatibilitäten „einschleichen“ (bis auf Web Parts innerhalb von Pages, diese müssen manuell überprüft werden). Zu diesen „Inkompatibilitäten“ gehören aber z.B. nicht nur nicht mehr lauffähige Web Parts sondern auch SharePoint Verweise. Solche invaliden Verweise können dazu führen, dass diese in SharePoint Online die Pages zwar nicht blockieren, aber deutlich verzögern (weil hier ggf. nach Informationen gesucht wird, die nicht mehr existieren).

Sofern es sinnvoll ist, ist die „Transformation“ auch eine mögliche Variante der Migration. Dabei werden Daten bzw. Informationen nicht nur in SharePoint übertragen, sondern verändert. Bei geschieht dies in der Regel durch die Anreicherung von Metadaten, um diese dann später mit der SharePoint Suche schneller wieder aufzufinden. Der Transformation sind dabei keine Grenzen gesetzt. Die genaue Umsetzung der Transformation ist natürlich so individuell wie jedes Unternehmen selbst. Hier sollte man jedoch versuchen, so einfach und pragmatisch wie möglich die Konzeption zu gestalten, um sich gegenüber künftigen Anforderungen nicht zu blockieren.

Auswahl des Migrationstools – Brauchen wir bei der Migration in Office 365 ein Tool?
Sie haben bereits festgelegt wie, bzw. auf welcher Stufe Sie migrieren möchten. Nun geht es darum, das richtige Werkzeug für die Migration selbst auszuwählen. In der Regel haben Sie die folgenden Optionen dazu:

1. Manuelles Kopieren der Einträge und Dateien
    Bietet sich nur bei einem sehr kleinen Datenvolumen an, da die Kosten der manuellen Aktivtäten die Kosten für ein Drittprodukt nicht überschreiten sollten.
2. Migration mit Hilfe von Dritt-Anbieter Tools
    Hier stehen eine Bandbreite an Tools und Anbietern zur Verfügung. Nehmen Sie auf jeden Fall die Option der Test-Lizenzen war. Wichtig ist hierbei zu erwähnen, dass Sie das Testen möglichst auf Testumgebungen durchführen sollten. Sofern die Tools fest auf Ihrer Farm installiert werden müssen, kann es ggf. sein, dass Sie diese Installation nicht mehr sauber entfernen können.
3. Migration mit Hilfe einer Eigenimplementierung
    Eigenentwicklungen können für Migrationen in manchen Fällen hilfreich sein. Jedoch entscheiden wir uns in der Regel für ein Migrationstool in Kombination mit PowerShell Script Entwicklungen, die die Migration zusätlich unterstützen. Wie immer sollten die Kosten für eine Eigentwicklung die Kosten für den Erwerb eines Drittproduktes nicht überschreiten.
Berücksichtigen Sie auch immer die gewünschten Ergebnisse. Sollen Metadaten mit übertragen werden? Sind Systeminformatioen wie Erstelldatum oder Ersteller relevant, dann scheidet ein manuelles Kopieren schon einmal aus. In jedem Fall sollte in jeder Option die Fehlerprotokollierung gegeben sein. Nach jeder Migration muss man nachprüfen können wo (und im besten Fall mit welcher Fehlermeldung) eine Datei oder Information nicht kopiert werden konnte.

Einführungs-Strategie
In Phase 4, der Vorbereitung, müssen Sie sich auch für eine Migrations-Strategie entscheiden. Grundsätzlich können Sie hier zwischen der Big-Bang Variante oder einer iterativen Einführung wählen.


Die Migration erfolgt auf einen Schlag.


Die Migration erfolgt schrittweise.


Je nach Datenvolumen bietet sich eventuell die zweite Variante an, falls das Datenvolumen zu groß für einen Migrationsdurchlauf ist. Im Fokus der Strategie müssen natürlich immer die Endanwender stehen, die schnellstmöglich wieder mit den migrierten Informationen arbeiten möchten. Noch spezieller sind die Anwendungsfälle für international tätige Unternehmen. Hier gibt es häufig nur wenige Stunden täglich, in denen kein Nutzer auf SharePoint zugreift. In einfachen Fällen reicht aber auch die Big-Bang Variante, um alle Daten auf einmal (beispielsweise an einem Wochenende) zu migrieren.

Hybride Übergangslösung im Falle einer iterativen Migration
Entscheiden Sie sich für die iterative Vorgehensweise, müssen Sie eine Zeit- und Reihenfolgeplanung erstellen. Hier legen Sie fest, wann, welche Inhalte migriert werden sollen. Zudem müssen Sie beachten, dass die Mitarbeiter während des andauernden Migrationsprozesses hybrid arbeiten werden. Schließlich befinden sich während dem Prozess nach und nach immer mehr Elemente in der Cloud und sollen auch dort bearbeitet, aktualisiert und geteilt werden, während andere Inhalte noch auf dem Server liegen. Hier hat sich bei unseren Kunden eine hybride Navigation bewährt. Das bedeutet, Verlinkungen werden während dem Migrationsdurchlauf sowohl in On-Premises als auch in SharePoint Online so umgestellt werden, dass der Benutzer immer auf die richtigen Quellen zugreift, um ggf. von der Online Site auf die On-Premises Site zu springen oder umgekehrt.

Für diese Übergangsphase müssen ggf. die Such- bzw. Darstellung der Suchergebnisse überdacht werden, da alte Inhalte nur im „alten“ SharePoint zu finden sind und neue – also die in SharePoint Online – nur online. Ggf. sollte man hier bereits migrierte Daten aus der Such in SharePoint On-Premises exkludieren.

Teil der Strategie ist auch das Verhalten im Falle einer Fehlersituation. Soll es ein Rollback (also ein Zurücksetzen in den alten Zustand) im Fehlerfall durchgeführt oder sollen auftretende Fehler individuell nachbearbeitet werden.

Einrichten der Infrastruktur
Das Sicherstellen der benötigten Infrastruktur fällt ebenfalls in Phase 4. Die Geschwindigkeit der zukünftigen SharePoint-Seiten basiert unter anderem auf der Internet Verbindung. Bereits vor der Einführung der Cloud sollte man sich bewusst machen, dass das Laden und Ablegen von Dokumenten zukünftig gegebenfalls langsamer – je nach Konfiguration Ihrer On-Premises Variante – von statten gehen wird. Diese Information muss auch an die End-User weitergegeben werden, um spätere Fehlermeldungen und auftretenden Unzufriedenheiten vorzubeugen.

Stakeholder identifizieren und informieren
Viele lang geplant und theoretisch “erfolgreich“ umgesetzte Projekte, scheitern am Ende an der Akzeptanz bei den End-Usern. In Phase 3 haben Sie bereits mit einigen Stakeholdern zusammengearbeitet, um nicht mehr benötigte Inhalte zu identifizieren. In dieser Phase geht es darum, die wichtigsten Stakeholder mit den kommenden Änderungen vertraut zu machen. Je nach Größe des Unternehmens können Sie beispielsweise die Abteilungsmanager oder Site-Owner briefen und Sie bitten, die Informationen an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben und diese positiv auf die bevorstehende Veränderung einzustimmen.

Eine andere Möglichkeit wäre es, mit der Marketingabteilung zusammenzuarbeiten und den Umzug in die Cloud unternehmensweit anzukündigen. Auch das Angebot von Direkt- oder Online-Trainings ist eine Option, um die Mitarbeiter zu motivieren und die Akzeptanz der Cloudlösung zu steigern. Wie immer sind diese Optionen so individuell wie die Mitarbeiter des Unternehmens.

Testprotokoll
Um bei der Migration nicht einfach auf sein Bauchgefühl hören zu müssen, sollten Tests vorher definiert werden, um das Prüfen der Migrationsergebnisse in der letzten Phase zu erleichtern. Diese Tests können dann anschließend als Kommunikationsprotokoll dienen, um den Erfolg der Migration darzustellen. Stakeholder wie z.B. Abteilungsleiter sollten in dieser Phase fest eingebunden werden, um relevante Inhalte beim Testen nicht zu vergessen.

Endanwender & Support vorbereiten
Die Endanwender sollten bereits vor der Migration mit der neuen Handhabung vertraut gemacht werden und die Möglichkeit haben, Feedback zu geben. Dieses Einbeziehen der Endanwender schafft nicht nur Vertrauen, sondern auch eine entspanntere Situation bei und nach der Migration, um potentielle Rückmeldungen besser und schneller zu bearbeiten.

Neben den Endanwendern muss natürlich das Support Team geschult werden, damit diese auch bei Rückmeldungen entsprechend auf die Anfragen von den Endanwendern reagieren können.

Phase 5: Pre-Checks – Sind wir für die Migration auf Office 365 vorbereitet?

Vor der eigentlichen Migration sollten Pre-Checks (ggf. mit Migrationssimulationen) durchgeführt werden. Diese Pre-Checks dienen dazu, Fehler noch vor dem eigentlichen Migrationsprozess zu erkennen und vorzubeugen. Dieser Vorgang garantiert nicht, dass alles reibungslos verlaufen wird, kann aber auf potentielle Fehlerquellen hinweisen, die in der nächsten, eigentlichen Migrationsphase vermieden werden können.

Die Pre-Checks können unter Umständen Antworten zu den folgenden Fragen beantworten:
  • Ist die erforderliche Struktur in der Zielumgebung vollständig vorhanden (z.B. Site Struktur, Inhaltstypen, SharePoint Gruppen, etc.)?
  • Wie lange dauert die Migration tatsächlich und kann die Dauer evt. noch weiter eingegrenzt werden?
  • Sind die Berechtigungen richtig migiert worden?
  • Wird das Ergebnis wie erwartet dargestellt?

Phase 6: Migration – Durchführung der Migration auf Office 365

Die Durchführung und Möglichkeiten zur Automatisierung sind abhängig vom zu migrierenden Datenvolumen, der definierten Datenstruktur sowie dem gewählten Migrationswerkzeug. Im Optimalfall läuft die Migration weitestgehend automatisiert ab, so dass keine bis wenig manuelle Aktionen notwendig sind.

In jedem Fall sollte bei jedem Migrationsprozess genügend Zeit für anschließende Kontrollen und Tests, aber auch Puffer für ungeplante Aktivitäten (Verbindungsabrüche, Verfügbarkeit Quell- und Zielumgebung) eingeplant werden. Vordefinierte Tests erleichtern hierbei das Prüfen der Migrationsergebnisse deutlich und verhindern hier bei lang andauernden und wiederkehrenden Tätigkeiten die „Betriebsblindheit“.

Phase 7: Nachbereitung – Die Migration auf Office 365 richtig beenden

Auch nach der abgeschlossenen Migration ist das Projekt noch nicht beendet. Aus organisatorischer Sicht stehen die Endanwender i.d.R. im Vordergrund, die informiert und „abgeholt“ werden müssen. Außerdem müssen eventuell Verträge gekündigt, ggf. auch (je nach Migrationsansatz) Server stillgelegt und Daten archiviert werden.

Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der On-Premises Farm können natürlich noch beliebig viele Aktivitäten definiert werden. Dies kann jedoch i.d.R. meist ausreichend nur in enger Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern erfolgen. Deswegen gilt hier die Devise: Kommunikation schafft Erfolg!

Fazit – So gelingt Ihre Migration von SharePoint On-Premises in die Office 365 Cloud

Der Weg in die Cloud ist so individuell, wie jedes Unternehmen selbst. Wer jedoch das Projekt „Cloud Migration“ meistern möchte, sollte dies sowohl auf organisatorischer, wie auch auf technischer Ebene, sorgfältig planen. Durch eine offene Kommunikation und enge Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern steht einer erfolgreichen Migration nicht mehr viel im Weg.

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Ihr Weg in die Office 365 Cloud

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Laslo Birnstill

Als SharePoint Solution Architekt und technischer Projektleiter ist Herr Birnstill neben seiner individuellen Projektbetreuung auch für den Bereich SharePoint Managed Services zuständig und betreut damit unsere Kunden auf einer langfristigen Basis. Mit Beginn von SharePoint 2003 schaffte er Transparenz bei allen SharePoint Aktivitäten im Unternehmen sowohl in den Fach- als auch in den IT Abteilungen und konnte damit innovative Lösungen für individuellen Kundenanforderungen umsetzen. Kontaktieren Sie Herrn Birnstill, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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